Программа "Оптим-Гараж"
Инструкция пользователя
Оптим-Гараж - профессиональная программа для автоматизации автосервиса. Составление заказов-нарядов, учет работ, расхода запчастей, учет этапов исполнения заказа-наряда и оплат. Учет исполнителей работ, бригадиров, расчет зарплаты.
- Стандартные функции автосервисов:
- Удобное и простое составление заказов-нарядов
- Отдельный ввод работ и деталей
- Учет этапов выполнения работ и оплат
- Отслеживание статуса заказа деталей, местоположения авто, уведомлений для клиентов
- "Привязка" работ, деталей сразу к нескольким маркам/моделям авто
- Учет исполнителей работ и бригадиров
- Расчет зарплаты исполнителей
- Фильтрация запчастей и работ по моделям машин
- Импорт списков работ, запчастей из Excel
- Настройка меню "Печать" для основных режимов
- Настройка печатных форм
- Несколько категорий цен на работы и детали
- Расчет цен по курсу валют и по стоимости нормо-часа
- Складские операции (приходы, возвраты поставщикам, складские остатки, резерв)
- Денежные операции, учет нескольких "кошельков"
- Возможность применения программы в различных областях: для ремонта авто, мото-техники, ремонта катеров и т.п.
- Импорт данных из программ предыдущего поколения (Корс Автосервис и т.д.)
- Современная платформа:
- Работа в Windows XP, 7, 8, 10,
11 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)
- Многооконный интерфейс нового поколения:
- Изменение размеров и местоположения окон
- Настройка ширины, порядка,
названий колонок
- Сортировка и поиск по любой колонке
- Выделение различными цветами строк (как документов, так и справочников)
- Настраиваемая инструментальная линейка (ToolBar)
Установка программы осуществляется посредством запуска установочного
файла, скачать который можно со страницы программы (https://www.kors-soft.ru/opgar21.htm).
Внимание! По умолчанию, Вам предлагается каталог для установки
C:\KorsSoft\OptimGaraz.xxx, где xxx – номер версии. Если Вы раньше уже устанавливали
программу в эту папку, то, чтобы не потерять существующие данные, измените
название папки для установки. При успешном завершении установки программа
создаст пункт в разделе Главное меню | Программы, содержащий необходимые
для дальнейшей работы элементы, а также ярлык для запуска программы на Рабочем
столе.
Лицензия на программу платная, дается на определенный интервал
времени. Началом интервала считается дата оплаты Лицензии. Предусмотрены
несколько видов лицензий: на год, на 2 года, на 3 года и др.
Лицензия
дает Вам право:
- оформлять документы,
дата которых не превышает дату окончания Лицензии;
- бесплатно получать новые версии программы, выпущенных
во время действия Лицензии;
- работать с программой неограниченное время.
При запуске программы, если Вы еще не вводили лицензионный ключ, появляется
следующее окно:
В этом окне необходимо ввести лицензионный ключ, который
высылается по e-mail после оплаты. Ключ можно скопировать из письма и вставить
в соответствующее поле с помощью стандартных операций (Ctrl+C - копировать,
Ctrl+V - вставить). После ввода программа работает без ограничений,
в соответствии с условиями Лицензии (см. выше). В верхней строке окна программы
всегда отображается интервал действия лицензии. Для продления лицензии и
ввода нового ключа воспользуйтесь режимом Сервис - О программе / Лицензия.
До ввода лицензии действует ограничение - не более 10 документов каждого
типа (5 заказов-нарядов, 5 актов и т.д.).
Лицензия на программу - двух типов:
- стандартный вариант для работы на одном компьютере
- сетевой вариант, позволяющий работать нескольким пользователям одновременно с общей базой; компьютеры должны быть в локальной сети (количество пользователей неограниченно)
Работа с общей базой (сетевой вариант лицензии):
- установите программу на главный компьютер с опцией "устанавливать
базу данных", на остальных компьютерах отключите эту опцию при
установке программы
- на главном компьютере средствами Windows дайте максимальные права
на работу с папкой BAZA всем пользователям локальной сети (папка
BAZA находится внутри папки с программой)
- на второстепенных компьютерах, при запуске программы, она запросит
путь к базе данных, укажите путь к главному компьютеру, папке BAZA
- кроме этого, для настройки пути можно воспользоваться режимом Администратор
- Настройка - Пути к базе данных
1-й вариант покупки - лицензия на программу:
- может быть стандартной (на 1 компьютер) или сетевой (для одновременной работы нескольких пользователей)
-
дает Вам право оформлять документы, дата которых не превышает дату окончания Лицензии
полные условия - на странице оформления покупки
2-й вариант покупки - USB-ключ:
- покупается 1 раз, не имеет ограничений по времени использования
- новые версии - бесплатно
-
ключ высылается посылкой Почтой России
При запуске программы, если Вы еще не вводили лицензионный ключ или не
вставили в компьютер USB-ключ, появляется
следующее окно:
В этом окне можно ввести лицензионный ключ, который
высылается по e-mail после оплаты. Ключ можно скопировать из письма и вставить
в соответствующее поле с помощью стандартных операций (Ctrl+C - копировать,
Ctrl+V - вставить). После ввода программа работает без ограничений,
в соответствии с условиями Лицензии (см. выше). В верхней строке окна программы
всегда отображается интервал действия лицензии. Для продления лицензии и
ввода нового ключа воспользуйтесь режимом Сервис / Лицензия.
В демо-режиме действует ограничение - не более 10 документов каждого
типа (5 заказов-нарядов, 5 актов и т.д.).
Для одновременной работы нескольких пользователей с общими данными необходимы:
- сетевая лицензия (или usb-ключи на каждом компьютере)
- связь компьютеров по локальной сети или по технологии "удаленный рабочий стол" (но не через облако)
Работа с общей базой (сетевой вариант лицензии):
- установите программу на главный компьютер с опцией "устанавливать
базу данных", на остальных компьютерах отключите эту опцию при
установке программы
- на главном компьютере средствами Windows дайте максимальные права
на работу с папкой BAZA всем пользователям локальной сети (папка
BAZA находится внутри папки с программой)
- на второстепенных компьютерах, при запуске программы, она запросит
путь к базе данных, укажите путь к главному компьютеру, папке BAZA
- кроме этого, для настройки пути можно воспользоваться режимом Администратор
- База данных - Настройка пути...
Ознакомительный этап
- Ознакомьтесь с инструкцией
- На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать
в основных режимах
- Начните с заказов-нарядов: создайте новый заказ-наряд, сохраните
его
- Измените существующий заказ-наряд, распечатайте его
- Ознакомьтесь со справочником работ
- Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом
измените
- Ознакомьтесь со справочником деталей
- Создайте новую деталь (товар, запчасть), сохраните, потом измените
- Создайте новый приход деталей на склад (меню Склад-Приходы)
- Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)
Начало работы
- Очистите базу данных от имеющихся заказов-нарядов и клиентов (режим
Администратор - Очистка базы данных)
- Очистите справочники работ и деталей от ненужных строк:
- для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор
- Очистка базы данных
- для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить
несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции
- Массовое изменение - Удалить
- кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки
Удалить
- Подготовьте справочники работ и деталей:
- если у вас есть список работ или деталей в формате Excel, то
этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите
Операции - Импорт из Excel
- кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки
Добавить или Копировать
- Введите реквизиты вашей фирмы в Справочнике Фирм
- Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)
- Проведите инвентаризацию склада и оформите имеющиеся остатки приходом
на склад (Склад-Приходы).
Можно начинать работу!
Данный раздел посвящен работе в основных режимах, в которых есть списки
с колонками (документы, накладные, справочники и т.п.).
Общие правила:
- Каждая запись списка документов или справочника представлена отдельной строкой
- Строки могут выделяются различными цветами в зависимости от «Типа» (цвета можно настраивать).
В простых справочниках используются белые строки (не раскрашиваются)
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие.
Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение
зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх
- по убыванию)
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
- Для изменения списка представленных колонок, а также для изменения
их заголовков, вызовите режим Сервис-Операции со списками-Настройка
колонок в главном меню
Поиск по колонке:
- Для начала поиска нажмите кнопку Лупа или горячую клавишу
Ctrl+F
- Выберите поисковую колонку
- Начинайте вводить символы для поиска
- Программа будет автоматически переходить на строку, соответствующей
поисковому запросу
- Справа будет отображаться общее количество строк, соответствующих
поисковому запросу и номер выделенной строки (из найденных строк)
- Если поиск успешный, результат отображается на зеленом фоне, если
неуспешный - на розовом
- Для перемещения по строкам, соответствующим результатам поиска,
нажмите кнопку Стрелка вниз или Стрелка вверх
- Кроме того, для перемещения по результатам поиска в направлении
вперед можно использовать горячую клавишу Ctrl+G
Поле Фильтр (внизу слева под списком)
предназначено для фильтрации списка по полному названию (в случае списка
заказов-нарядов - по клиенту, модели,
гос.номеру или VIN).
Для обновления текущего списка (например, если Вы работаете в сетевой версии)
вызовите режим Сервис-Операции со списками-Обновить или нажмите
Ctrl+R.
Важно! Работа
с заказами-нарядами осуществляется в следующем порядке:
- Сначала
создается Заказ-наряд с указанием номера з/н, даты, перечней работ
и деталей, их количеств, цен, названия клиента и др. атрибутов. При оформлении заказа-наряда
производится резервирование деталей на выбранном складе. Резерв не изменяет количество деталей
(товара), находящегося на складе.
- На следующем этапе, на основании выписанного заказа-наряда, оформляются акты
и оплаты к текущему з-н. Как оплаты, так и акты могут быть неполными (частичными). Можно создавать несколько актов
и несколько оплат к з-н. Общее количество деталей в актах не может превышать количество, заданное в заказе-наряде. При "закрытии"
деталей актом снимается резерв и уменьшается остаток этой позиции на складе.
- Заказ-наряд считается полностью закрытым, когда все позиции из него
закрыты актами (т.е., все работы выполнены, детали выданы/установлены)
и заказ-наряда полностью оплачен.
- При оформлении нового заказа-наряда можно сразу сформировать и акт
и полную оплату (кнопка Оформить все).
Работа с заказами-нарядами - основной режим работы в программе. Вызов
этого режима осуществляется с помощью главного меню Ремонт - Заказы-наряды
или через инструментальную линейку. Кроме того, этот режим может автоматически
запускаться при старте программы, если вы укажете это в режиме Администратор-Настройка
рабочего места.
Режим отображает список существующих заказов-нарядов в заданном интервале
дат. Общие приемы работы со списком представлены в разделе Операции со
списком документов.
Колонка Оплата отображает статус оплат: пустое значение в этой колонке указывает на то, что оплат не было; плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" - на переплату.
Колонка Выполнение отображает статус выполненных работ и использованных
(выданных) деталей. Пустое значение в этой колонке указывает на то, что актов не было; плюс-минус - на неполное
выполнение (выдачу); плюс - на то, что все работы выполнены, детали выданы
(израсходованы).
Для изменения существующего заказа-наряда выделите соответствующую строку
и нажмите кнопку Изменить. Для создания нового заказа-наряда нажмите
кнопку Добавить. Для удаления существующего заказа-наряда выделите
нужную строку и нажмите кнопку Удалить. При этом будут удалены все
привязанные к заказу-наряду акты и оплаты.
Для работы с оплатами заказа-наряда выделите соответствующую строку и
нажмите кнопку Оплаты. Для работы с актами - нажмите кнопку Акты.
Список заказов-нарядов:
- Отображение строк зависит от выбора
в поле Фильтр заказов-нарядов (вверху слева):
- доступно 4 варианта фильтрации: Все, Открытые, Открытые (все даты) и Закрытые
- Закрытые это полностью оплаченные и полностью выполненные заказы-наряды, все остальные - Открытые
- выборка заказов-нарядов осуществляется в заданном интервале дат, за исключением варианта Открытые (все даты)
- настройка варианта "по умолчанию" - в режиме Администратор-Настройка раб.места-Умолчания
- Для изменения интервала дат, в котором сформирован список, нажмите
кнопку Календарь вверху слева (интервал "по умолчанию" определяется в режиме Настройка рабочего места)
- Для поиска документов по работам/деталям воспользуйтесь кнопкой Поиск (третья
кнопка вверху).
Информация о произведенных работах и использованных деталях осуществляется
на закладке Работы/Детали.
Закладка Работы/Детали содержит 2 списка: список производимых
работ и список замененных (проданных) деталей или товаров.
- Для формирования списка работ нажмите кнопку Работы
- В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
- В окне ввода количества введите количество производимых работ и,
при необходимости, измените цену
- Для формирования списка деталей (запчастей) нажмите кнопку Детали
- Дальнейшие действия аналогичны работе со списком деталей (см. выше)
- Для удаления какой-либо позиции из заказа-наряда вызовите окно ввода
количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество
Окно выбора работ содержит список всех существующих работ (услуг), разбитый
на группы. Если работа выбрана, то строка выделяется синим цветом, и заполняются
колонки Нормо-часы, Цена, Количество. Обратите внимание, что выбранная вами
цена может отличаться от цены в колонке Прайс.
В верхней части экрана расположены два открывающихся списка: для выбора
фильтра по модели и для изменения текущей категории цены.
Каждая позиция в справочнике работ или деталей может быть привязана сразу
к нескольким моделям автомобилей. Некоторые позиции не надо привязывать
в моделям, в случае их использования для всех или для большинства моделей.
При работе со справочниками из заказа-наряда возможны 3 варианта:
- Текущая модель + Общие позиции (привязанные к тек.модели строки
вместе с непривязанными к моделям строками)
- Текущая модель (только привязанные к тек.модели строки)
- Все строки
Таким образом, выбрав модель и марку авто в заказе-наряде, справочник
работ или деталей автоматически отфильтрован для текущей модели (вариант
"Текущая модель + Общие позиции"). Кроме того, в справочниках
работ и деталей есть возможность установить фильтрацию по любой модели авто
с помощью поля Модель (находится под общим списком справочника).
При отображении списка деталей, по умолчанию, отображаются только те
запчасти и материалы, которые есть на складе. Для отображения полного списка
запчастей (товаров), выберите вариант «Все товары» в открывающемся
списке в верхней части окна.
При двойном нажатии мышкой на выбранной строке появляется окно
для ввода количества и корректировки цен. В случае выбора работы (услуги),
окно содержит список исполнителей и стоимости (зарплаты).
При выборе нескольких исполнителей:
- Возможны
2 варианта: ручной ввод % и автоматический перерасчет % исполнителей (выбор
варианта – в режиме Администратор-Настройка-Системы-флажок
«Автоматический перерасчет % зарплаты при нескольких исполнителях»)
- При
автоматическом перерасчете % зарплаты в случае нескольких исполнителей:
- программа автоматически рассчитывает заработок каждому;
- вычисляется максимальный базовый % из представленных;
- этот максимальный % определяет общую сумму заработка всех исполнителей;
- каждому рассчитывается фактический % пропорционально его базового
%;
- строка исполнителя с максимальным процентом выделяется фоном и шрифтом;
- строки сортируются по убыванию базового процента;
- пример: стоимость работы 100 руб., 2 исполнителя (30% и 20%). Общая
стоимость заработка 30 руб. (18 и 12 руб.).
Пример печати заказа-наряда в виде документа Excel:
Для автозаполнения формы Excel (во время формирования документа) ваша программа
Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Предварительный заказ-наряд предназначен для составления предварительных
калькуляций на ремонт. Такой заказ-наряд не влияет на склад и может быть
использован в дальнейшем для создания обычного заказа-наряда:
- чтобы сделать з-н предварительным, поставьте галочку в поле "Предварительный
з-н" (разрешено только в новом заказе-наряде)
- детали в предварительном заказе-наряде не резервируются, акты к
предварительному заказу-наряду запрещены
- для формирования стандартного заказа-наряда на основе предварительного
снимите галочку "Предварительный з-н", либо нажмите "Копировать"
в списке заказов-нарядов
- рекомендуется использовать отдельный тип (цвет) для таких заказов-нарядов;
- в списке заказов-нарядов есть колонка "Предварит. з-н"
Для быстрого формирования заказа-наряда с типовым набором работ и деталей,
предназначен режим Шаблоны. Режим вызывается из главного меню (Основное-Шаблоны).
Шаблон привязывается к определенной марке/модели. Например, можно создать
шаблон "ТО 15000 для Skoda Yeti 1.4" с конкретным перечнем работ
и списком расходных материалов, где каждая позиция имеет заданную цену и
количество.
Использование шаблонов в документах:
- вызов - на второй закладке документа с помощью кнопки с шестеренкой
или горячей клавишей Ctrl+Tab
- по умолчанию, отображаются шаблоны для текущей марки/модели (можно
выбрать вариант Все марки/модели)
- выбор нужного шаблона: двойной клик на строке или нажатие кнопки
"Внести в документ"
- после выбора шаблона вы автоматически возвращаетесь обратно в основной
документ
- шаблоны можно использовать как в заказах-нарядах, так и других документах,
например, в приходах
- можно добавлять несколько шаблонов в один документ (количества
одинаковых работ/деталей будут складываться)
Заработок может начисляться следующим категориям сотрудников:
- Менеджерам
- Мастерам
- Исполнителям работ
Менеджер (диспетчер) – сотрудник, оформляющий заказ-наряд
или сотрудник, приведший клиента на фирму и т.п.
Мастер (бригадир) – сотрудник, отвечающий за исполнение
заказа-наряда целиком.
Исполнители работ – сотрудники, выполняющие каждую из работ
в заказе-наряде.
Заработок начисляется:
- На основании актов к заказу-наряду
- На основании перечня работ и деталей в акте
- Дата заработка - дата акта
- % рассчитывается от суммы выполненной работы в акте (или стоимости
детали)
Для создания сотрудников предназначен режим Справочники – Сотрудники.
Каждый из сотрудников может быть менеджером, мастером, исполнителем
работ, а также пользователем программы. Кроме выбора ролей сотрудников,
необходимо указать %, используемый «по умолчанию» в новом заказе-наряде
при выборе менеджера (мастера и т.д.). В любом заказе-наряде значения полей
«% менеджера за работы», «% менеджера за детали»
и т.п. можно изменить.
На первом этапе, в Справочнике сотрудников, задайте % исполнителю
работ.
Если процент не задан, то при формировании заказа-наряда, при выборе
сотрудника в работе, в качестве тарифа оплаты используется первая ценовая
категория для выбранной работы. Если процент задан, то при выборе данного
сотрудника в качестве исполнителя работы (в заказе-наряде), заработок сотрудника
будет автоматически рассчитан на основании данного процента.
Общие правила работы с исполнителями работ:
- Вознаграждение исполнителя автоматически рассчитывается:
- либо на основании колонки % база (если задано ненулевое значение)
- либо на основании колонки Стоимость за единицу
- При выборе очередного сотрудника:
- открывается справочник сотрудников в режиме Исполнители (отображаются
сотрудники, у которых в карточке отмечено поле «Исполнитель»)
- если у сотрудников заполнено поле "процент", то после
выбора сотрудника автоматически заполняется колонка % база и производится
расчет остальных колонок
- если в справочнике процент не задан, то в качестве стоимости
работы автоматически подставляется первая цена из справочника работ
При выборе нескольких исполнителей:
- Возможны 2 варианта: ручной ввод % и автоматический перерасчет %
исполнителей (выбор варианта – в режиме Администратор-Настройка-Системы-флажок
«Автоматический перерасчет % зарплаты при нескольких исполнителях»)
- При автоматическом перерасчете % зарплаты в случае нескольких исполнителей:
- вычисляется максимальный базовый % из представленных
- этот максимальный % определяет общую сумму заработка всех исполнителей
- каждому рассчитывается фактический % пропорционально его базового
%
- строка исполнителя с максимальным процентом выделяется фоном
и шрифтом
- строки сортируются по убыванию базового процента
- пример: стоимость работы 100 руб., 2 исполнителя (30% и 20%).
Общая стоимость заработка 30 руб. (18 и 12 руб.).
Сумма заработка сотрудников по каждому заказу-наряду формирует заработок
сотрудника, при условии того, что данная работа/деталь (или ее часть) "закрыта
актом к заказу-наряду.
Учет зарплат осуществляется в режиме Ремонт-Зарплаты. Окно
зарплаты представлено ниже: Сумма заработка сотрудников по каждому заказу-наряду
формирует заработок сотрудника, при условии того, что данная работа/деталь
(или ее часть) "закрыта актом к заказу-наряду. Учет зарплат осуществляется
в режиме Ремонт-Зарплаты. Окно зарплаты представлено ниже:
Расчет заработной платы осуществляется на основании:
- суммы выработки (на основании Актов к Заказам-нарядам)
- суммы выплаченного сотрудникам (в режиме Зарплата)
- суммы долга (разница между суммой выработки и суммой выплат)
При создании новой зарплаты необходимо нажать кнопку Все+
- поле Выдать будет автоматически заполнено на основании поля
Долг. Далее можно скорректировать зарплату каждому сотруднику
двойным нажатием мышкой на соответствующей строке.
Отчеты по расчетам заработка и выплаты зарплаты сотрудникам представлены
двумя группами отчетов:
- Отчеты – Ремонт – Сотрудники
- Отчеты – Ремонт – Зарплата
Например, отчет Сотрудники - Итоги за период, показывает
заработок менеджеров и мастеров отдельно по работам и по деталям, заработок
исполнителей работ и расчет средневзвешенного % заработка по каждой из категорий.
Для учета денежных операций предназначен многоуровневый справочник статей
(на картинке) и справочник кошельков (Касса, Расчетный счет и т.д.). Учет
операций производится в режиме Деньги: Поступления и Расходы. Кроме того,
оплаты по заказам-нарядам присутствуют в режиме Поступления, но без возможности
изменения. Зарплаты сотрудникам видны в режиме Расходы.
В стандартной денежной операции задается Кошелек и Статья. Для взаиморасчетов
с контрагентами необходимо выбрать Контрагента.
Чтобы задать первоначальные долги контрагента, очистите поле Кошелек
(кнопка Х) и выберите Контрагента. При этом, если контрагент является
должником, оформите операцию как Расход. Если ваша фирма должна контрагенту,
оформите операцию как Поступление.
Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:
- Основные справочники:
- Работы - содержит наименования, основные характеристики и цены работ,
услуг
- Детали - содержит т наименования, основные характеристики и цены деталей,
зап.частей, товаров
- Модели - список марок и моделей автомобилей (мотоциклов и
т.п.)
- Справочники, относящиеся к вашей фирме и к контрагентам:
- Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов
(в Оптим-Гараже допустима ровно одна фирма)
- Сотрудники - список сотрудников вашей фирмы
- Контрагенты - список клиентов и поставщиков вашей фирмы
- Справочники для заказов-нарядов:
- Заказ - список статусов работы с деталями
- Местонахождения - список мест хранения или нахождения авто
- Уведомления - список возможных уведомлений для клиентов
- Справочники для денежных операций:
- Кошельки - список типов денежных средств (касса, расчетный
счет,...)
- Статьи доходов и расходов - список статей,
описывающих денежные операции
- Вспомогательные справочники:
- Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (детали,
работы, клиенты,...)
- Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами
- Классификаторы - определение списков стран и единиц
измерения (для работ, деталей)
Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.
Вызов справочника осуществляется либо через главное меню программы, пункт
Справочники либо через инструментальную линейку. Оба справочника разбиты
на группы, внутри групп строки сортируются по наименованию работы/детали.
Возможны другие варианты сортировки - см. режим Администратор - Настройка
рабочего места - Справочники.
Для изменения характеристик ранее введенной карточки работы (детали) выберите строку
в общем перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой карточки нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить новую
карточку, большинство характеристик которой есть у существующей строки, то выберите ее и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранной
карточки нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить карточку, если она используется в каком-либо документе
(например, в заказе-наряде). В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанной работы
(детали).
Основные характеристики работ или деталей следующие:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Группа. Предназначена для представления справочника в виде
древовидной структуры и быстрой навигации внутри справочника.
- Тип/бренд. Позволяет раскрашивать строки справочника различными
цветами, а также фильтровать общий список.
Наиболее важные характеристики работ или деталей представлены на закладке
Основное:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Артикул. Артикул детали, товара и т.п. Используется при печати
документов, для поиска, фильтрации.
- Оригинальный номер. Номер, используемый поставщиком товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Дополнительные коды. Дополнительные коды детали, товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Производитель. Название производителя.
- Гарантия. Срок гарантии в произвольном формате.
- Дополнительная информация. Произвольные данные.
- Единица измерения и код ед.измерения. Используются
при печати документов, могут заполняться с помощью вызова специального
справочника (кнопка "...").
- Страна и код страны. Используются при печати счетов-фактур,
могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка
"...").
- НДС. Задает налог на добавленную стоимость.
Используется для расчета общей суммы НДС в документе.
Цены задаются на закладке Цены. Каждая деталь, работа и т.п. в программе имеет до 6 цен. Эти цены могут рассматриваться как прайс-лист
с десятью колонками. Названия цен определяются в Настройке системы. Первая
цена, как правило, используется "по умолчанию" при формировании
прихода на склад, а также, в случае Работ, для расчета вознаграждения сотрудникам.
При формировании заказа-наряда, по умолчанию
используется вторая цена. В каждом конкретном документе (накладной) вы можете использовать любую из представленных
цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену.
В каждом документе (например, в заказе-наряде) автоматически запоминается
категория цены, с которой осуществлялась работа в этом документе в последний
раз (категория запоминается как для работ, так и для деталей).
В случае деталей, каждая из цен представлена в двух валютах (например,
рубли и доллары). Вы должны выбрать базовую валюту для каждой карточки и
задать цены в этой валюте. Цены в другой валюте будут пересчитаны автоматически
по текущему курсу (курс задается в режиме Администратор - Стоимость н/ч
и курс валют).
В случае справочника работ, каждая из цен представлена как в основной
валюте, так и в нормо-часах. Вы должны выбрать, что является базой для расчета
- базовая валюта или нормо-часы. Если цены задаются в рублях, то стоимость
нормо-часов будет автоматически пересчитана. Аналогично, если цены задаются
в нормо-часах, то автоматически происходит расчет рублевых цен. Расчет производится
в соответствии со стоимостью нормо-часа (задается в режиме Администратор
- Стоимость н/ч и курс валют).
На закладке Модели представлен список моделей машин, соответствующий
текущей карточке работы, детали. Для отметки моделей машин нажмите кнопку
Отметка. В открывшемся справочнике машин можно быстро отметить несколько
нужных строк либо с помощью правой кнопки мышки, либо двойным кликом, либо
клавишей Enter.
На закладке Картинка можно выбрать и "прикрепить" картинку
детали, товара к текущей карточке. Эта закладка присутствует только в справочнике
деталей.
Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п.
Справочник клиентов содержит перечень контрагентов, используемых при
работе с заказами-нарядами. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.
- Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
- Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в печатных
формах.
- Остальные атрибуты заполняются при необходимости, в
т.ч. для отображения их в печатных формах.
- При выборе клиента в заказе-наряде, в документ переносится полное
название клиента и его телефоны. Эти поля в в заказе-наряде можно изменить
и сохранить с другими значениями, не затрагивая карточки клиента.
Использование цен "по умолчанию":
- позволяет, при выборе клиента в документе, автоматически переключиться
на определенную категорию цены работ и деталей
- цены "по умолчанию" можно не задавать, тогда используется
стандартная цена (2-я цена - для заказов-нарядов, 1-я - для складских
приходов)
- при смене клиента в документе автоматически устанавливаются категории
цен на заданные в карточке клиента категории
- при изменении старого документа, в случае смены клиента и изменением
категорий цен, выводится соответствующее сообщение
Справочник используется как при создании заказа-наряда для указания модели
ремонтируемого авто, так и в справочниках работ и деталей. При этом каждой
работе/детали может быть назначено несколько моделей.
В заказе-наряде, при выборе работ и деталей, список по умолчанию отфильтрован
по модели.
Справочник сотрудников учитывает как пользователей программы, так и собственно
сотрудников вашей фирмы. Если сотрудник определен в качестве пользователя
программы, тогда становятся доступны поля для задания прав пользователя
и пароля.
В заказе-наряде, при выборе исполнителей работ предлагаются сотрудники,
отмеченные в справочники как "Исполнители". Аналогичные правила
действуют при выборе бригадиров. Кроме того, при старте программы, для выбора
текущего пользователя предлагается список сотрудников, которые помечены
как "Пользователь программы".
При заполнении карточки сотрудника обратите внимание на поле "Процент".
Если процент не задан, то при формировании заказа-наряда, при выборе сотрудника
в работе, в качестве тарифа оплаты используется первая ценовая категория
для выбранной работы. Если процент задан, то при выборе данного сотрудника
в качестве исполнителя работы (в заказе-наряде), заработок сотрудника будет
автоматически рассчитан на основании данного процента.
При работе со справочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей
(в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.
- Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
- Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
- Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
- По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
- Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
- Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа
"Мойка машины" есть в заказе-наряде)
Работа с многоуровневыми справочниками:
- В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
- При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
- Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
- Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
- Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
- Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
- Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна
Фильтрация:
- В справочнике работ/деталей фильтрация осуществляется одновременно
по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
- Во всех остальных справочниках фильтрация осуществляется
по
наименованию
- Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
- Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти),
фрагменты разделяются пробелами
- Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
- Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите
клавишу F9
- После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите
мышкой на список
- В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те
строки, которые удовлетворяют введенному запросу
- Для сброса фильтра нажмите мышкой на поле Фильтр (или
клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter
- Кнопка "*" рядом полем Фильтр предназначена для
быстрой работы с ранее использовавшимися вариантами фильтрации:
- при нажатии "*" отображается список последних 10 вариантов
фильтрации
- можно выбрать один из предложенных вариантов для фильтрации
- для каждого режима сохраняется свой список фильтрации
- При работе со справочниками в режимах Отчеты и Документы-Фильтр
можно быстро помечать строки (или снимать пометку) на основе ранее
использовавшихся вариантов фильтрации:
- нажмите правую кнопку мыши на кнопке Все+ или
Все-
- появится меню с последними вариантами фильтрации текущего справочника
- при выборе одного из предложенных вариантов список будет отфильтрован
- для кнопки Все+ выбранные строки помечаются (символом
"V")
- для кнопки Все- у выбранных строк снимается
пометка
В программе Вы можете как настраивать печатные формы документов (заказы-наряды,
договора, накладные и т.п.), так и настраивать меню Печать для всех основных
режимов. Для этого необходимо запустить режим Администратор-Меню Печать
и настройка форм.
Вы можете настраивать меню печати, используемое в конкретном (из выбранного
списка) режима работы программы:
- можно использовать только нужные печатные формы;
- можно изменять название пунктов меню;
- можно использовать разделители между пунктами меню;
- можно задавать произвольный порядок;
- настройка меню "Печать" осуществляется путем "перетаскивания"
пунктов из левой колонки (неиспользуемые пункты) в правую (меню) и наоборот;
- после изменений необходимо нажать кнопку "Сохранить меню".
- Вы можете настраивать каждую печатную форму:
- можно настраивать внешний вид печатной формы;
- можно менять название формы, описание формы и используемый для печати
файл;
- файл формы можно сохранять под другим именем, удалять и переименовывать
его;
- для работы с конкретной формой ее необходимо выбрать в левом или
правом списке (в верхней части экрана).
Формы (документы) могут быть представлены в 3 основных форматах:
- стандартный редактор печатных форм;
- шаблоны формата Word;
- шаблоны формата Excel.
Использование стандартного редактора форм:
- большинство форм созданы в стандартном редакторе форм;
- режим предназначен для квалифицированных пользователей, т.к. изменение
формы может привести к ее неработоспособности!
- каждая форма состоит из объектов, для изменения свойств объекта
необходимо один раз нажать мышкой на нем и воспользоваться появившимся
в главном меню пунктом Формат (можно изменить шрифт, например);
- для создания нового объекта (например, новой надписи), выберите
один из существующих объектов, выделите его и нажмите Ctrl+C, затем
Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить на новое место
и подправить;
- для копирования можно также использовать контекстное меню, возникающее
при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом..
Использование документов Word:
- предназначено для формирования объемных текстовых документов типа
договор, приложения и т.п.;
- в документе Word можно использовать шаблоны для автоматического
заполнения полей, например, элемент [Документ-номер] автоматически заменяется
на текущий номер документа, шаблон [Таблица-Перечень-Работы] преобразуется
в перечень выполненных работ с количествами и суммами в виде таблицы
и т.д.;
- каждый шаблон начинается с символа "[", заканчивается
символом "]", шаблону можно задавать любой шрифт, размер,
выделение полужирным, подчеркиванием и т.п. - именно в таком виде появится
сформированный вместо шаблона текст;
- список используемых шаблонов приведен ниже, а также в файле primery.doc
(находится в папке FRX);
- существует несколько форм в формате Word (2 договора, 2 акта, счет,
чек, квитанция, приходный ордер, а также дополнительные формы word1,…,
word5);
- для автозаполнения форм (во время формирования документа) ваша программа
Word должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Использование документов Excel:
- предназначено для формирования заказов-нарядов, накладных, актов в виде документа
Excel;
- при настройке шаблона Excel запрещено менять положение основной
таблицы шаблона (например, нельзя вставлять строки/колонки до начала
или внутри основной таблицы);
- в шаблоне можно менять цвета, шрифты и т.п.
- для автозаполнения форм (во время формирования документа) ваша программа
Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Настройка колонок во всех основных режимах, где есть табличное представление данных:
- в справочниках, в списках документов, в самих документах;
- позволяет формировать список используемых колонок;
- позволяет изменять заголовки колонок и их порядок;
- режим может вызывается из главного меню "Сервис-Настройка колонок"
(или Alt+K);
- в справочниках и списках документов режим также активируется с помощью
кнопки "Доп.опции" (вторая кнопка вверху слева);
- в заказах-нарядах и актах режим позволяет отдельно настраивать колонки
как для работ, так и для деталей.
Импорт из Excel:
- 2 варианта импорта:
- импорт списка позиций в справочник работ/деталей, вызывается
из справочника - кнопка Операции
- импорт накладной в документ (заказ-наряд, приход,..); вызывается
либо с помощью кнопки Сервис на 2-й закладке документа, либо
с помощью меню Сервис - Операции с документом - Импорт накладной
из Excel
- При импорте файла Excel в справочник работ/деталей необходимо:
- выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале
не должно быть пустых строк, работы/детали должны идти единым списком
без разбивки на группы)
- выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться
для новых позиций справочника
- выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel
(список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта
колонки- справа)
- выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике
(проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать
вариант Обновить старую запись в справочнике)
- При импорте накладной Excel:
- импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка работ/деталей
(см. выше)
- режим вызывается из текущего документа (заказа-наряда, прихода
и т.п.)
- при формировании накладной также обновляются строки в справочнике
деталей/работ:
- автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки
не существовали (проверяется название и артикул)
- обновляются ранее существующие строки
- в заказах-нарядах можно импортировать как перечень деталей,
так и перечень работ
- есть 2 варианта импорта колонки "цена":
- выбор колонки "Цена накладной"
- выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом
случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также
обновится выбранная цена в справочнике).
Использование QR-кодов
Использование API
Программа поддерживает API. API — это набор вспомогательных инструментов
(программ) для взаимодействия c базой данных основной программы.
Подробнее см. раздел Поддержка – Использование API на
нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_api/instr.htm).
Электронный документооборот (ЭДО)
ЭДО в программе реализован в виде режима для формирования УПД (универсального
передаточного документа) в формате XML-файла для последующего импорта
в систему ЭДО (например, в систему Контур.Диадок или СБИС и т.п.).
Подробнее см. раздел Поддержка – Использование ЭДО на
нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_edo/instr.htm).
Желаем вам успешной работы!
