Программа "Оптим-Мигрант"
Инструкция пользователя
Инструкция неполная, в процессе создания!
- Заполнение и печать стандартных форм уведомлений для иностранных граждан:
- Уведомление о прибытии в место нахождения
- Уведомление об убытии из места нахождения
- Уведомление о заключении договора
- Уведомление о прекращении (расторжении) договора
- Уведомление об осуществлении деятельности по патенту
- Печать автоматически заполненных уведомлений в формате Word
- Формирование произвольных форм в формате Word с автозаполнением (например, договор на работу) (скоро!)
- Работа в локальной сети с общей базой (на каждое раб.место требуется отдельная лицензия)
Лицензия на программу платная, дается на определенный интервал
времени. Началом интервала считается дата оплаты Лицензии. Предусмотрены
несколько видов лицензий: на 1 год, на 2 года, на 3 года и др.
Лицензия
дает Вам право:
- оформлять и печатать документы,
дата которых не превышает дату окончания Лицензии
- бесплатно получать новые версии программы, выпущенных
во время действия Лицензии
- работать с программой неограниченное время
При запуске программы, если Вы еще не вводили лицензионный ключ, появляется
следующее окно:
В этом окне необходимо ввести лицензионный ключ, который
высылается по e-mail после оплаты. Ключ можно скопировать из письма и вставить
в соответствующее поле с помощью стандартных операций (Ctrl+C - копировать,
Ctrl+V - вставить; также, для вставки ключа можно воспользоваться
кнопкой Вставить). После ввода программа работает без ограничений,
в соответствием с условиями Лицензии (см. выше). В верхней строке окна программы
всегда отображается интервал действия лицензии. Для продления лицензии и
ввода нового ключа воспользуйтесь режимом Сервис - Лицензия.
До ввода лицензии действует ограничение - не более 10 документов.
Ознакомительный этап
Начало работы
Можно начинать работу!
Данный раздел посвящен работе в основных режимах, в которых есть списки
с колонками (документы, справочники и т.п.).
Общие правила:
- Каждая запись списка документов или справочника представлена отдельной строкой
- Строки могут выделяются различными цветами в зависимости от «Типа» (цвета можно настраивать).
В простых справочниках используются белые строки (не раскрашиваются)
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие.
Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение
зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх
- по убыванию)
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
- Для изменения списка представленных колонок, а также для изменения
их заголовков, вызовите режим Сервис-Операции со списками-Настройка
колонок в главном меню
Поиск по колонке:
- Для начала поиска нажмите кнопку Лупа или горячую клавишу
Ctrl+F
- Выберите поисковую колонку
- Начинайте вводить символы для поиска
- Программа будет автоматически переходить на строку, соответствующей
поисковому запросу
- Справа будет отображаться общее количество строк, соответствующих
поисковому запросу и номер выделенной строки (из найденных строк)
- Если поиск успешный, результат отображается на зеленом фоне, если
неуспешный - на розовом
- Для перемещения по строкам, соответствующим результатам поиска,
нажмите кнопку Стрелка вниз или Стрелка вверх
- Кроме того, для перемещения по результатам поиска в направлении
вперед можно использовать горячую клавишу Ctrl+G
Для обновления текущего списка (например, если Вы работаете в сетевой версии)
вызовите режим Сервис-Обновить или нажмите
Ctrl+R.
Режим шаблонов предназначен для быстрого заполнения полей Документа типовым
набором значений. Например, при использовании Уведомлений о трудоустройстве
удобно использовать типовые данные о работодателях. В этом случае, для каждого
часто используемого работодателя создется свой Шаблон. Например, можно создать
шаблон для ООО "Ласточка" с реквизитами этой фирмы.
В дальнейшем, при создании нового уведомления о приеме на работу, мы можем
не заполнять поля ООО "Ласточка", а нажать кнопку Шаблоны и выбрать
нужный шаблон. Таким образом, использование шаблонов сокращает время подготовки
уведомлений и документов.
Подготовка шаблонов:
- Запустите режим Шаблоны с помощью меню Основное-Шаблоны или с помощью
кнопки в инструментальной линейке (тулбар)
- Окно Шаблоны содержит все существующие в системе шаблоны, отсортированные
по датам
- Для создания нового шаблона необходимо нажать кнопку Добавить
- При создании шаблона обязательно укажите его название и тип уведомления,
для которого создается шаблон
- При создании шаблона заполните те поля, которые будут попадать в
документ (пустые поля шаблона не попадают в документ)
Использование шаблонов:
- В режиме Документы откройте существующий документ
или создайте новый
- Нажмите кнопку Шаблоны и в открывшимся списке шаблонов выберите
нужную Вам строку (двойным кликом мышки или с помощью кнопки Внести
в документ)
- После выбора шаблона содержимое полей документа заменяется данными из выбранного шаблона;
пустые поля шаблона не очищают соответствующие поля документа
- После выбора шаблона выводится окно с сообщением о количестве вставленных
полей
Разное:
- В одном документе можно использовать сразу несколько шаблонов
- Информация, вставленная из шаблона, хранится непосредственно в документе,
таким образом, удаление старых шаблонов не влечет изменение документов,
созданных с помощью этих шаблонов
- При импорте из программ семейств "ФМС" и "Гастарбайтер"
создаются шаблоны на основании справочников мест пребываний или мест
трудоустройства
Примеры шаблонов:
- Для уведомлений о прибытии/убытии можно использовать как шаблоны
данные о месте пребывания и/или о принимающей стороне
- Для уведомлений о заключении/расторжении договора можно использовать
в качестве шаблонов данные о работодателе
Универсальный документ предназначен для формирования произвольного
документа об иностранце с возможностью автоматического заполнения формы
Word. Для автозаполнения форм ваша программа
Word должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Основными атрибутами универсального документа являются:
- иностранный гражданин (выбирается из справочника иностранцев)
- печатная форма (выбирается из справочника печатных форм)
- реквизиты документа (№, дата договора, оклад, срок действия и т.п.)
При печати универсального документа:
- используется выбранная печатная форма
- печатная форма автоматически
заполняется данными (как из карточки иностранца, так и из полей
документа)
- например, фрагмент текста
[ФИО] в печатной форме будет заменен на фамилию, имя, отчество выбранного иностранца
- список используемых шаблонов
приведен в разделе Настройка печатных форм ниже
Для создания универсального документа, в новом Документе выберите тип
Универсальный документ (последняя опция в списке).
В новом документе необходимо необходимо
выбрать форму Word из справочника печатных форм и заполнить представленные поля
документа (закладка Основное).
Справочник печатных форм предназначен для использования
шаблонов печатных форм в Универсальных документах.
В карточке печатной формы необходимо задать название (краткое) формы
и выбрать файл формы Word, используемый для печати.
Как правильно подготовить форму Word, описано в следующем разделе Настройка
печатных форм.
Список основных полей с авто-заполнением для использования в формах Word:
- Поля, описывающие текущего иностранца:
- [ФИО]
- [Фамилия И.О.]
- [Фамилия]
- [Имя]
- [Отчество]
- [Гражданство]
- [Дата-рождения]
- [Место-рождения]
- [Адрес]
- [ИНН]
- [СНИЛС]
- [Телефон]
- [Емайл]
- [Инфо1]
- [Инфо2]
- [Паспорт-полностью] пример результата: ПАСПОРТсерия 12
34 № 1234567 выдан 01.01.2001 ОВД г.Бишкек (в конце может быть добавлено
"действует до хх.хх.хххх", если задан срок действия паспорта
- для паспортных данных можно также использовать поля по отдельности
(по 2 варианта написания):
- [Паспорт-название] или [П-наз]
- [Паспорт-серия] или [П-сер]
- [Паспорт-номер] или [П-ном]
- [Паспорт-дата-выдачи] или [П-дат]
- [Паспорт-кем-выдан] или [П-кем]
- [Паспорт-действует-до] или [П-до]
- [Паспорт-код-подр] или [П-код]
- [Патент-полностью] пример результата: ПАТЕНТсерия 1234 № 1234567
выдан 01.01.2001 РОВД г.Красногорска действует с 01.01.2024 по 01.12.2025
- для данных о патенте можно также использовать поля по отдельности:
- [Патент-название]
- [Патент-серия]
- [Патент-номер]
- [Патент-дата-выдачи]
- [Патент-кем-выдан]
- [Патент-действует-с]
- [Патент-действует-до]
- Поля, описывающие текущий документ:
- [Договор-номер]
- [Договор-дата]
- [Срок-с]
- [Срок-по]
- [Оклад]
- [Оклад-прописью]
- [Профессия]
- [Адрес-работы]
Пример документа Word (фрагмент):
|
ТРУДОВОЙ
ДОГОВОР № [Договор-номер]
г. Мытищи [Договор-дата]
Индивидуальный предприниматель Иванов И.И., действующий
на основании свидетельства ОГРНИП 23423423 423 с одной стороны,
и Гражданин Республики [Гражданство]
[ФИО], именуемый
в дальнейшем Работник, с другой стороны, вместе именуемые
Стороны, а индивидуально – Сторона, заключили настоящий
трудовой договор (далее по тексту – Договор) о нижеследующем:
|
Пример результата (фрагмент), сформированного при печати документа
Word:
|
ТРУДОВОЙ
ДОГОВОР № 222
г. Мытищи 01.05.2024
Индивидуальный предприниматель Иванов И.И., действующий
на основании свидетельства ОГРНИП 23423423 423 с одной стороны,
и Гражданин Республики Албания
Какойтов Ктото Ктотович,
именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, вместе
именуемые Стороны, а индивидуально – Сторона, заключили
настоящий трудовой договор (далее по тексту – Договор) о
нижеследующем:
|
Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:
- Иностранцы - список иностранных граждан, для которых в программе
формируются документы
-
Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.
При работе со правочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей
(в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.
- Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
- Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
- Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
- По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиент
vов
- Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
- Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
- Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа
"Мойка машины" есть в заказе-наряде)
Работа с многоуровневыми справочниками:
- В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
- При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
- Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
- Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
- Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
- Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
- Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна
Фильтрация:
- В справочнике работ/деталей фильтрация осуществляется одновременно
по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
- Во всех остальных справочниках фильтрация осуществляется
по
наименованию
- Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
- Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти),
фрагменты разделяются пробелами
- Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
- Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите
клавишу F9
- После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите
мышкой на список
- В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те
строки, которые удовлетворяют введенному запросу
- Для сброса фильтра нажмите мышкой на поле Фильтр (или
клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter
- Кнопка "*" рядом полем Фильтр предназначена для
быстрой работы с ранее использовавшимися вариантами фильтрации:
- при нажатии "*" отображается список последних 10 вариантов
фильтрации
- можно выбрать один из предложенных вариантов для фильтрации
- для каждого режима сохраняется свой список фильтрации
- При работе со справочниками в режимах Отчеты и Документы-Фильтр
можно быстро помечать строки (или снимать пометку) на основе ранее
использовавшихся вариантов фильтрации:
- нажмите правую кнопку мыши на кнопке Все+ или
Все-
- появится меню с последними вариантами фильтрации текущего справочника
- при выборе одного из предложенных вариантов список будет отфильтрован
- для кнопки Все+ выбранные строки помечаются (символом
"V")
- для кнопки Все- у выбранных строк снимается
пометка
Автозаполнение полей в карточке иностранца:
- Автозаполнение действует на следующие поля: Имя, Отчество,
Гражданство, Место рождения, Населенный пункт, Вид основного документа, Вид документа
(для патента), Профессия
- При вводе информации в поле с автозаполнением программа предлагает выбрать ранее вводимые
значения, при этом сначала предлагаются наиболее часто встречаемые в
программе варианты
- Если в поле введены несколько символов, то остаются варианты со
значениями, начинающимися с введенных символов (в порядке "часто
встречаемые - раньше")
- Пример: для пустого поля Гражданство, программа предложит
варианты Таджикистан, Киргизия, Узбекистан,... При вводе
в поле символа К программа предложит Киргизия, Казахстан,
...", при вводе КИ программа оставит 1 вариант Киргизия
(ВНИМАНИЕ! предлагаемые варианты автозаполнения и их порядок
зависят от данных, содержащихся в Вашей базе данных)
- При работе с автозаполнением Вы можете как вводить последовательно
символы, пока не появится нужный вариант (если он существует)
- Выбор нужного варианта - двойной клик мышкой на нужной строке
(или выбор строки стрелками и нажатие пробела или Enter)
Автоматическое создание Дополнительного листа при
формировании уведомлений о заключении или расторжении договоров:
- Доп.лист создается если хотя бы одно поле из перечисленных
ниже не умещается в основную форму уведомления:
- 1.2 Сведения о работодателе или заказчике работ (услуг) (для
полей Полное наименование юридического лица и Место нахождения юридического лица);
- 2.4 Гражданство
- 2.7 Документ, удостоверяющий личность
- 2.9 Адрес постановки на учет по месту пребывания или адрес по
месту жительства
- 2.7. Документ, удостоверяющий личность - кем выдан
- 3. Сведения о разрешении на работу или патенте (для полей Наименование
документа и Кем выдан)
- 3.1 Наименование международного соглашения или ссылка на акт
законодательства РФ
- 3.2 Профессия (специальность, должность, вид трудовой деятельности)
- 3.4 Адрес места осуществления трудовой деятельности принятого
на работу
- В доп.листе отображаются не более 4 полей с превышенным размером
- Размер полей в доп.листе - до 165 символов
- Доп.лист формируется в виде отдельного Word-документа
- После создания Дополнительного листа выводится соответствующее сообщение
Автоматическое создание Дополнительного листа при
формировании уведомления об осуществлении трудовой деятельности лицом, получившим
патент:
- Доп.лист создается если хотя бы одно поле из перечисленных
ниже не умещается в основную форму уведомления:
- 1.4 Гражданство
- 1.6 Документ, удостоверяющий личность
- 1.6. Документ, удостоверяющий личность - кем выдан
- 3. Профессия (специальность, должность, вид трудовой деятельности)
- 4. Сведения о месте осуществления трудовой деятельности
- 8. Сведения о действующем договоре (полисе) добровольного мед.страхования
- 8. Сведения о действующем договоре (полисе) добровольного мед.страхования
- серия
- 8. Сведения о действующем договоре (полисе) добровольного мед.страхования
- номер
- В доп.листе отображаются не более 4 полей с превышенным размером
- Размер полей в доп.листе - до 150 символов
- Доп.лист формируется в виде отдельного Word-документа
- После создания Дополнительного листа выводится соответствующее сообщение
Желаем вам успешной работы!
