Программа "Мини-РемСтрой"
Инструкция пользователя
- Удобное и простое составление смет для ремонта
и строительства:
- Многоуровневые сметы, состоящие из разделов
(этапов)
- Учет этапов выполнения работ и оплат для каждой сметы
- Импорт списков работ, материалов,
накладных из Excel
- Автозаполнение сметы на основании параметров объекта
- Одновременный учет в 2-х валютах
- Печатные формы документов (смета,
акт выполненных работ)
- Печатная форма сметы в формате Excel
- Несколько категорий цен для работ
и материалов
- Печать прайс-листов и многое другое
- Современная платформа:
- Работа в Windows XP, Vista, 7,
8, 10 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)
- Одновременная работа сразу в нескольких режимах
- Многооконный интерфейс нового поколения
- Выделение различными цветами строк (как документов, так и справочников)
- Настраиваемая инструментальная линейка (ToolBar)
Ознакомительный этап
- Ознакомьтесь с инструкцией
- На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать
в основных режимах
- Начните со смет: создайте новую смету, сохраните
ее
- Измените существующую смету, распечатайте ее
- Ознакомьтесь со справочником работ
- Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом
измените
- Ознакомьтесь со справочником материалов
- Создайте новый материал (товар), сохраните, потом измените
- Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)
Начало работы
- Очистите базу данных от имеющихся смет и клиентов (режим
Администратор - Очистка базы данных)
- Очистите справочники работ и материалов от ненужных строк:
- для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор
- Очистка базы данных
- для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить
несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции
- Массовое изменение - Удалить
- кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки
Удалить
- Подготовьте справочники работ и материалов:
- если у вас есть список работ или материалов в формате Excel, то
этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите
Операции - Импорт из Excel
- кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки
Добавить или Копировать
- Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)
Можно начинать работу!
Данный раздел посвящен работе в основных режимах, в которых есть списки
с колонками (документы, накладные, справочники и т.п.).
Общие правила:
- Каждая запись списка документов или справочника представлена отдельной строкой
- Строки могут выделяются различными цветами в зависимости от «Типа» (цвета можно настраивать).
В простых справочниках используются белые строки (не раскрашиваются).
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие.
Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение
зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх
- по убыванию)
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
- Для изменения списка представленных колонок, а также для изменения
их заголовков, вызовите режим Сервис-Операции со списками-Настройка
колонок в главном меню
Поиск по колонке:
- Для начала поиска нажмите кнопку Лупа или горячую клавишу
Ctrl+F
- Выберите поисковую колонку
- Начинайте вводить символы для поиска
- Программа будет автоматически переходить на строку, соответствующей
поисковому запросу
- Справа будет отображаться общее количество строк, соответствующих
поисковому запросу и номер выделенной строки (из найденных строк)
- Если поиск успешный, результат отображается на зеленом фоне, если
неуспешный - на розовом
- Для перемещения по строкам, соответствующим результатам поиска,
нажмите кнопку Стрелка вниз или Стрелка вверх
- Кроме того, для перемещения по результатам поиска в направлении
вперед можно использовать горячую клавишу Ctrl+G
Для обновления текущего списка (например, если Вы работаете в сетевой версии)
вызовите режим Сервис-Операции со списками-Обновить или нажмите
Ctrl+R.
Работа со сметами - основной режим работы в программе. Вызов
этого режима осуществляется с помощью главного меню Ремонт - Сметы
или через инструментальную линейку. Кроме того, этот режим может автоматически
запускаться при старте программы, если вы укажете это в режиме Администратор-Настройка
рабочего места.
Режим отображает список существующих смет в заданном интервале
дат. Общие приемы работы со списком представлены в разделе Операции со
списком документов.
Колонка Оплата отображает статус оплат: пустое значение в этой колонке указывает на то, что оплат не было; плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" - на переплату.
Колонка Выполнение отображает статус выполненных работ и использованных
(выданных) материалов. Пустое значение в этой колонке указывает на то, что актов не было; плюс-минус - на неполное
выполнение (выдачу); плюс - на то, что все работы выполнены, материалы выданы
(израсходованы).
Для изменения существующей сметы выделите соответствующую строку
и нажмите кнопку Изменить. Для создания новой сметы нажмите
кнопку Добавить. Для удаления существующего документа выделите
нужную строку и нажмите кнопку Удалить. При этом будут удалены все
привязанные к смете акты и оплаты.
Для работы с оплатами по смете выделите соответствующую строку и
нажмите кнопку Оплаты. Для работы с актами - нажмите кнопку Акты.
Общие правила работы в режиме:
- Список смет зависит от выбора в поле
Фильтр смет (вверху слева):
- доступно 4 варианта фильтрации: Все, Открытые, Открытые (все даты) и Закрытые
- Закрытые это полностью оплаченные и полностью выполненные сметы, все остальные - Открытые
- выборка смет
осуществляется в заданном интервале дат, за исключением варианта Открытые (все даты)
- настройка варианта "по умолчанию" - в режиме Администратор-Настройка раб.места-Умолчания
- Каждый документ представлен отдельной строкой
- Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
- Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
- Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите первую
кнопку в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме "Настройка рабочего места")
- Для задания условий фильтрации списка документов нажмите кнопку с воронкой
в верхнем левом углу. Вы можете использовать фильтрацию по основным характеристикам
- Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь третьей
кнопкой (кнопка с изображением браузера)
- Для поиска документов по работам или материалам воспользуйтесь кнопкой Поиск (четвертая
кнопка).
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие.
Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение
зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх
- по убыванию)
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
Выбор интервала дат. Данный режим предназначен для быстрого выбора интервала дат для фильтрации документов. Левый календарь предназначен для установки даты начала интервала, правый – для установки дата конца интервала для выборки документов. В каждом календаре можно выбирать любой из представленных дней, менять месяц, год. Кнопка «Сегодня» предназначена для быстрого выбора текущей даты. Кнопки “<” и “>” предназначены для перехода в предыдущий или последующий месяц. Кроме использования календарей, даты можно ввести и в стандартных окошках в нижней части экрана. Подтверждение выбора осуществляется кнопкой «ОК», отказ от смены интервала – кнопкой «Отмена».
Фильтр документов используется для задания условий, ограничивающих список документов. Каждая строка в списке фильтров представляет один из справочников. Для задания ограничения по выбранному справочнику, дважды нажмите мышкой по соответствующей строке. При этом откроется окно для выбора ограничений. В данном режиме необходимо отметить те строки, которые участвуют в выборке документов. Выбранные строки отображаются зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке. Для выбора всех строк справочника нажмите «Все+», для снятия пометок со всех строк нажмите «Все-». Пометка (снятие пометки, если строка уже помечена) конкретной строки осуществляется двойным нажатием мышкой на этой строке.
Начиная работу с очередной сметой вы должны:
- Проверить номер и дату сметы и, при необходимости, изменить
их
- Необходимо выбрать клиента:
- При нажатии на поле Контрагент откроется справочник клиентов
- Если нужный вам клиент уже есть в справочнике, необходимо его
выбрать двойным кликом на нужной строке
- Если клиента еще нет в системе, необходимо его создать, нажав
кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить
нового клиента и выбрать его из общего списка справочника)
- При выборе клиента его полное название и телефоны переносятся
в смету, где они могут быть изменены (не затрагивая карточки
клиента)
- Можно изменить поле Тип сметы
- Следующий этап - заполнение полей на закладке Основное:
- Заполните поля, если это необходимо
- Для автоматического ввода текущего времени и даты в поля Начало
работ,
Окончание план или Окончание факт нажмите кнопку "*"
справа от соответствующего поля
Информация о планируемых работах и используемых материалах осуществляется
на закладке Работы/Материалы.
Закладка Работы/Материалы содержит:
- список разделов сметы
- список производимых
работ и список используемых материалов для выбранного раздела.
Каждая смета состоит из разделов (этапов) и списка работ и материалов
для каждого раздела. Таким образом можно создавать многоуровневые сметы.
Общие правила работы с разделами:
- каждая смета состоит, как минимум из одного раздела
- для создания, переименования или удаления раздела нажмите кнопку
Разделы
- для изменения порядка следования разделов используйте мышку: разделы
можно "перетаскивать"
- при выборе одного из разделов соответственно переформируются списки
работ и материалов
- если выбрать опцию "Все разделы", то списки работ и материалов
будут содержать общий перечень работ/материалов
- запрещено удалять раздел, если одна из работ или один из материалов
уже "закрыта" актом к смете
Формирование перечней работ и материалов
- Выберите нужный вам раздел
- Для формирования списка работ текущего раздела нажмите кнопку Работы
- В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
- В окне ввода количества введите количество производимых работ и,
при необходимости, измените цену
- Для формирования списка материалов нажмите кнопку Материалы
- Дальнейшие действия аналогичны работе со списком работ (см. выше)
- Для удаления какой-либо позиции из заказа-наряда вызовите окно ввода
количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество
Работа с параметрами объекта:
Существует 2 варианта использовния параметров сметы:
- Режим автоматического пошагового заполнения сметы
- Режим автоматического заполнения всей сметы
- Оба режима позволяет существенно сократить время на составление
сметы
Режим автоматического пошагового заполнения сметы:
- в Настройке рабочего места необходимо включить "Автоматическое
заполнение сметы на основании параметров";
- у сметы должны быть заданы "параметры" (характеристики
объекта);
- автоматическое заполнение действует на работы/материалы, которые
"привязаны" к параметрам (привязка параметра задается в карточке
работы/материала);
- при первоначальном выборе Работы/Материала в смете:
- количество работы автоматически устанавливается равным соответствующему
"параметру" сметы;
- количество материала автоматически устанавливается равным соотв.
параметру сметы, деленному на "расход" (результат округляется
до большего целого);
- в окне выбора количества отображается название использованного
параметра (и расход, в случае материалов).
Режим автоматического заполнения всей сметы
- Вы можете автоматически сформировать смету на основании "параметров
сметы (объекта)", если:
- в справочнике работ/материалов есть привязка работы (материала)
к одному из существующих параметров
- в текущей смете вы выберите нужные параметры и присвоите им
значения (кнопка Параметры)
- будут выбраны те работы/материалы, у которых есть "привязка"
к одному из параметров, заданному в самой смете
- Для автоматического формирования списка работ списка работ текущего
раздела нажмите кнопку Работы, затем кнопку ">>",
затем опцию Автозаполнение сметы
- Аналогичные действия производятся для списка материалов
Пример печати сметы в виде документа Excel:
Для автозаполнения формы Excel (во время формирования документа) ваша программа
Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:
- Работы - содержит наименования, основные характеристики и цены работ,
услуг
- Материалы - содержит т наименования, основные характеристики и цены материалов,
товаров и т.п.
- Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов (допустима
1 фирма)
- Контрагенты - список клиентов и поставщиков
вашей фирмы
- Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (материалы,
работы, клиенты,...)
- Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами
Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.
Вызов справочника осуществляется либо через главное меню программы, пункт
Справочники либо через инструментальную линейку. Оба справочника разбиты
на группы, внутри групп строки сортируются по наименованию работы/материалы.
Возможны другие варианты сортировки - см. режим Администратор - Настройка
рабочего места - Справочники.
Для изменения характеристик ранее введенной карточки работы (материала) выберите строку
в общем перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой карточки нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить новую
карточку, большинство характеристик которой есть у существующей строки, то выберите ее и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранной
карточки нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить карточку, если она используется в каком-либо документе
(например, в смете). В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанной строки.
Основные характеристики работ или материалов следующие:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Группа. Предназначена для представления справочника в виде
древовидной структуры и быстрой навигации внутри справочника.
- Тип/бренд. Позволяет раскрашивать строки справочника различными
цветами, а также фильтровать общий список.
Наиболее важные характеристики работ или деталей представлены на закладке
Основное:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Артикул. Артикул материала товара и т.п. Используется при печати
документов, для поиска, фильтрации.
- Оригинальный номер. Номер, используемый поставщиком товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Дополнительные коды. Дополнительные коды детали, товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Производитель. Название производителя.
- Гарантия. Срок гарантии в произвольном формате.
- Дополнительная информация. Произвольные данные.
- Единица измерения и код ед.измерения. Используются
при печати документов, могут заполняться с помощью вызова специального
справочника (кнопка "...").
- Страна и код страны. Используются при печати счетов-фактур,
могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка
"...").
- НДС. Задает налог на добавленную стоимость.
Используется для расчета общей суммы НДС в документе.
Цены задаются на закладке Цены. Каждая работа и т.п. в программе имеет до четырех цен. Эти цены могут рассматриваться как 4 различных прайс-листа в вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию
используется вторая цена. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 4 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену.
В каждом документе (например, в смете) автоматически запоминается
категория цены, с которой осуществлялась работа в этом документе в последний
раз.
Каждая из цен представлена в двух валютах (например,
рубли и доллары). Вы должны выбрать базовую валюту для каждой карточки и
задать цены в этой валюте. Цены в другой валюте будут пересчитаны автоматически
по текущему курсу (курс задается в режиме Администратор - Курс валют).
На закладке Картинка можно выбрать и "прикрепить" картинку
детали, товара к текущей карточке. Эта закладка присутствует только в справочнике
деталей.
Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.
Справочник контрагентов содержит перечень клиентов, поставщиков, используемых при
работе со сметами и складскими документами. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.
- Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
- Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в печатных
формах.
- Остальные атрибуты заполняются при необходимости, в
т.ч. для отображения их в печатных формах.
- При выборе клиента в смете, в документ переносится полное
название клиента и его телефоны. Эти поля в в смете можно изменить
и сохранить с другими значениями, не затрагивая карточки клиента.
При работе со справочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей
(в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.
- Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
- Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
- Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
- По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
- Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
- Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа
"Мойка машины" есть в заказе-наряде)
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Порядок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
Работа с многоуровневыми справочниками:
- В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
- При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
- Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
- Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
- Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
- Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
- Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна
Фильтрация:
- В справочнике работ/материалов фильтрация осуществляется одновременно
по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
- В остальных справочниках фильтрация осуществляется
по
наименованию
- Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
- Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти),
фрагменты разделяются пробелами
- Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
- Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите
клавишу F9
- После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите
мышкой на список
- В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те
строки, которые удовлетворяют введенному запросу
- Для сброса фильтра нажмите мышкой на поле Фильтр (или
клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter
- Кнопка "*" рядом полем Фильтр предназначена для
быстрой работы с ранее использовавшимися вариантами фильтрации:
- при нажатии "*" отображается список последних 10 вариантов
фильтрации
- можно выбрать один из предложенных вариантов для фильтрации
- для каждого режима сохраняется свой список фильтрации
- При работе со справочниками в режимах Отчеты и Документы-Фильтр
можно быстро помечать строки (или снимать пометку) на основе ранее
использовавшихся вариантов фильтрации:
- нажмите правую кнопку мыши на кнопке Все+ или
Все-
- появится меню с последними вариантами фильтрации текущего справочника
- при выборе одного из предложенных вариантов список будет отфильтрован
- для кнопки Все+ выбранные строки помечаются (символом
"V")
- для кнопки Все- у выбранных строк снимается
пометка
Импорт из Excel:
- 2 варианта импорта:
- импорт списка позиций в справочник работ/материалов (кнопка Операции в справочнике)
- импорт накладной в документ (смету, приход,..); вызывается либо с помощью кнопки Сервис на 2-й закладке документа, либо с помощью меню Сервис - Операции с документом - Импорт накладной из Excel
- При импорте файла Excel в справочник работ/материалов необходимо:
- выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале не должно быть пустых строк, работы/материалы должны идти единым списком без разбивки на группы)
- выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться для новых позиций справочника
- выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel (список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта колонки- справа)
- выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике (проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать вариант Обновить старую запись в справочнике)
- При импорте накладной Excel:
- импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка работ/материалов (см. выше)
- режим вызывается из текущего документа (сметы, прихода и т.п.)
- при формировании накладной также обновляются строки в справочнике материалов/работ:
- автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки не существовали (проверяется название и артикул)
- обновляются ранее существующие строки
- в смету можно импортировать как перечень деталей, так и перечень работ
- есть 2 варианта импорта колонки "цена":
- выбор колонки "Цена накладной"
- выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также обновится выбранная цена в справочнике).
Желаем Вам успешной работы!
