Программа "Оптим-РемСтрой"
Инструкция пользователя
- Удобное и простое составление смет для ремонта
и строительства
- Многоуровневые сметы, состоящие из нескольких разделов
- Учет этапов выполнения работ и оплат для каждой сметы
- Задание скидок/надбавок для каждого раздела сметы отдельно по работам
и по материалам
- Создание форм КС-2 и КС-3
- Импорт списков работ, материалов, накладных из Excel
- Автозаполнение сметы на основании параметров объекта
- Складские операции: закупка,
возврат материалов, перемещение между объектами
- Оперативное отслеживание остатков
материалов на объектах и складах
- Одновременный учет в 2-х валютах
- Отчеты по основным видам деятельности
- Автоматический расчет категорий цен
- Печатные формы документов (смета,
акт выполненных работ)
- Печатные формы в формате Word, Excel
- Денежные операции, учет нескольких "кошельков"
- Печать прайс-листов и многое другое
- Работа в Windows XP, Vista, 7,
8, 10, 11 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)
1-й вариант покупки - лицензия на программу:
- может быть стандартной (на 1 компьютер) или сетевой (для одновременной работы нескольких пользователей)
-
дает Вам право оформлять документы, дата которых не превышает дату окончания Лицензии
полные условия - на странице оформления покупки
2-й вариант покупки - USB-ключ:
- покупается 1 раз, не имеет ограничений по времени использования
- новые версии - бесплатно
-
ключ высылается посылкой Почтой России
При запуске программы, если Вы еще не вводили лицензионный ключ или не
вставили в компьютер USB-ключ, появляется
следующее окно:
В этом окне можно ввести лицензионный ключ, который
высылается по e-mail после оплаты. Ключ можно скопировать из письма и вставить
в соответствующее поле с помощью стандартных операций (Ctrl+C - копировать,
Ctrl+V - вставить). После ввода программа работает без ограничений,
в соответствии с условиями Лицензии (см. выше). В верхней строке окна программы
всегда отображается интервал действия лицензии. Для продления лицензии и
ввода нового ключа воспользуйтесь режимом Сервис / Лицензия.
В демо-режиме действует ограничение - не более 5 документов каждого
типа (5 смет, 5 актов и т.д.). Кроме того, в демо-режиме нельзя создавать
более 10 позиций работ и 10 различных материалов на смету.
Для одновременной работы нескольких пользователей с общими данными необходимы:
- сетевая лицензия (или usb-ключи на каждом компьютере)
- связь компьютеров по локальной сети или по технологии "удаленный рабочий стол" (но не через облако)
Работа с общей базой (сетевой вариант лицензии):
- установите программу на главный компьютер с опцией "устанавливать
базу данных", на остальных компьютерах отключите эту опцию при
установке программы
- на главном компьютере средствами Windows дайте максимальные права
на работу с папкой BAZA всем пользователям локальной сети (папка
BAZA находится внутри папки с программой)
- на второстепенных компьютерах, при запуске программы, она запросит
путь к базе данных, укажите путь к главному компьютеру, папке BAZA
- кроме этого, для настройки пути можно воспользоваться режимом Администратор
- База данных - Настройка пути...
Ознакомительный этап
- Ознакомьтесь с инструкцией
- На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать
в основных режимах
- Начните со смет: создайте новую смету, сохраните
ее
- Измените существующую смету, распечатайте ее
- Ознакомьтесь со справочником работ
- Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом
измените
- Ознакомьтесь со справочником материалов
- Создайте новый материал (товар), сохраните, потом измените
- Создайте новый приход деталей на склад (меню Склад-Приходы)
- Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)
Начало работы
- Очистите базу данных от имеющихся смет и клиентов (режим
Администратор - Очистка базы данных)
- Очистите справочники работ и материалов от ненужных строк:
- для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор
- Очистка базы данных
- для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить
несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции
- Массовое изменение - Удалить
- кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки
Удалить
- Подготовьте справочники работ и материалов:
- если у вас есть список работ или материалов в формате Excel, то
этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите
Операции - Импорт из Excel
- кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки
Добавить или Копировать
- Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)
- Проведите инвентаризацию склада и оформите имеющиеся остатки приходом
на склад (Склад-Приходы).
Можно начинать работу!
Данный раздел посвящен работе в основных режимах, в которых есть списки
с колонками (документы, накладные, справочники и т.п.).
Общие правила:
- Каждая запись списка документов или справочника представлена отдельной строкой
- Строки могут выделяются различными цветами в зависимости от «Типа» (цвета можно настраивать).
В простых справочниках используются белые строки (не раскрашиваются).
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие.
Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение
зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх
- по убыванию)
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
- Для изменения списка представленных колонок, а также для изменения
их заголовков, вызовите режим Сервис-Операции со списками-Настройка
колонок в главном меню
Поиск по колонке:
- Для начала поиска нажмите кнопку Лупа или горячую клавишу
Ctrl+F
- Выберите поисковую колонку
- Начинайте вводить символы для поиска
- Программа будет автоматически переходить на строку, соответствующей
поисковому запросу
- Справа будет отображаться общее количество строк, соответствующих
поисковому запросу и номер выделенной строки (из найденных строк)
- Если поиск успешный, результат отображается на зеленом фоне, если
неуспешный - на розовом
- Для перемещения по строкам, соответствующим результатам поиска,
нажмите кнопку Стрелка вниз или Стрелка вверх
- Кроме того, для перемещения по результатам поиска в направлении
вперед можно использовать горячую клавишу Ctrl+G
Для обновления текущего списка (например, если Вы работаете в сетевой версии)
вызовите режим Сервис-Операции со списками-Обновить или нажмите
Ctrl+R.
Работа со сметами - основной режим работы в программе. Вызов
этого режима осуществляется с помощью главного меню Ремонт - Сметы
или через инструментальную линейку. Кроме того, этот режим может автоматически
запускаться при старте программы, если вы укажете это в режиме Администратор-Настройка
рабочего места.
Режим отображает список существующих смет в заданном интервале
дат. Общие приемы работы со списком представлены в разделе Операции со
списком документов.
Колонка Оплата отображает статус оплат: пустое значение в этой колонке указывает на то, что оплат не было; плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" - на переплату.
Колонка Выполнение отображает статус выполненных работ и использованных
(выданных) материалов. Пустое значение в этой колонке указывает на то, что актов не было; плюс-минус - на неполное
выполнение (выдачу); плюс - на то, что все работы выполнены, материалы выданы
(израсходованы).
Для изменения существующей сметы выделите соответствующую строку
и нажмите кнопку Изменить. Для создания новой сметы нажмите
кнопку Добавить. Для удаления существующего документа выделите
нужную строку и нажмите кнопку Удалить. При этом будут удалены все
привязанные к смете акты и оплаты.
Для работы с оплатами по смете выделите соответствующую строку и
нажмите кнопку Оплаты. Для работы с актами - нажмите кнопку Акты.
Общие правила работы в режиме:
- Список смет зависит от выбора в поле
Фильтр смет (вверху слева):
- доступно 4 варианта фильтрации: Все, Открытые, Открытые (все даты) и Закрытые
- Закрытые это полностью оплаченные и полностью выполненные сметы, все остальные - Открытые
- выборка смет
осуществляется в заданном интервале дат, за исключением варианта Открытые (все даты)
- настройка варианта "по умолчанию" - в режиме Администратор-Настройка раб.места-Умолчания
- Каждый документ представлен отдельной строкой
- Строки выделяются различными цветами в зависимости от «Типа документа» (цвета можно настраивать)
- Колонки соответствуют основным реквизитам документа. Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки отображается зеленой стрелкой в заголовке колонки
- Поиск строк осуществляется по любой из колонок. Текущая «поисковая» строка выделяется более блеклым цветом
- Для изменения интервала дат, в котором сформирован список документов, нажмите первую
кнопку в верхнем левом углу формы (интервал "по умолчанию" определяется в режиме "Настройка рабочего места")
- Для задания условий фильтрации списка документов нажмите кнопку с воронкой
в верхнем левом углу. Вы можете использовать фильтрацию по основным характеристикам
- Для вывода списка представленных на экране документов воспользуйтесь третьей
кнопкой (кнопка с изображением браузера)
- Для поиска документов по работам или материалам воспользуйтесь кнопкой Поиск (четвертая
кнопка).
Выбор интервала дат. Данный режим предназначен для быстрого выбора интервала дат для фильтрации документов. Левый календарь предназначен для установки даты начала интервала, правый – для установки дата конца интервала для выборки документов. В каждом календаре можно выбирать любой из представленных дней, менять месяц, год. Кнопка «Сегодня» предназначена для быстрого выбора текущей даты. Кнопки “<” и “>” предназначены для перехода в предыдущий или последующий месяц. Кроме использования календарей, даты можно ввести и в стандартных окошках в нижней части экрана. Подтверждение выбора осуществляется кнопкой «ОК», отказ от смены интервала – кнопкой «Отмена».
Фильтр документов используется для задания условий, ограничивающих список документов. Каждая строка в списке фильтров представляет один из справочников. Для задания ограничения по выбранному справочнику, дважды нажмите мышкой по соответствующей строке. При этом откроется окно для выбора ограничений. В данном режиме необходимо отметить те строки, которые участвуют в выборке документов. Выбранные строки отображаются зеленым цветом и знаком “V” в первой колонке. Для выбора всех строк справочника нажмите «Все+», для снятия пометок со всех строк нажмите «Все-». Пометка (снятие пометки, если строка уже помечена) конкретной строки осуществляется двойным нажатием мышкой на этой строке.
Начиная работу с очередной сметой вы должны:
- Проверить номер и дату сметы и, при необходимости, изменить
их
- Необходимо выбрать клиента:
- При нажатии на поле Контрагент откроется справочник клиентов
- Если нужный вам клиент уже есть в справочнике, необходимо его
выбрать двойным кликом на нужной строке
- Если клиента еще нет в системе, необходимо его создать, нажав
кнопку Добавить в справочнике (затем необходимо сохранить
нового клиента и выбрать его из общего списка справочника)
- При выборе клиента его полное название и телефоны переносятся
в смету, где они могут быть изменены (не затрагивая карточки
клиента)
- Можно изменить поля Тип сметы, а также Склад
(материалов)
- Следующий этап - заполнение полей на закладке Основное:
- Заполните поля, если это необходимо
- Для автоматического ввода текущего времени и даты в поля Начало
работ,
Окончание план или Окончание факт нажмите кнопку "*"
справа от соответствующего поля
Информация о планируемых работах и используемых материалах осуществляется
на закладке Работы/Материалы.
Закладка Инфо содержит рекомендации, поля, используемые для печати
счетов-фактур и форм КС-2 и КС-3.
Каждая смета состоит из разделов (этапов) и списка работ и материалов
для каждого раздела. Таким образом можно создавать многоуровневые сметы.
Общие правила работы с разделами:
- каждая смета состоит, как минимум из одного раздела
- для создания, переименования или удаления раздела нажмите кнопку
Разделы
- для изменения порядка следования разделов используйте мышку: разделы
можно "перетаскивать"
- при выборе одного из разделов соответственно переформируются списки
работ и материалов
- если выбрать опцию "Все разделы", то списки работ и материалов
будут содержать общий перечень работ/материалов
- запрещено удалять раздел, если одна из работ или один из материалов
уже "закрыта" актом к смете
Формирование перечней работ и материалов
- Выберите нужный вам раздел
- Для формирования списка работ текущего раздела нажмите кнопку Работы
- В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
- В окне ввода количества введите количество производимых работ и,
при необходимости, измените цену
- Для формирования списка материалов нажмите кнопку Материалы
- Дальнейшие действия аналогичны работе со списком работ (см. выше)
- Для удаления какой-либо позиции из сметы вызовите окно ввода
количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество
Работа с параметрами объекта:
Существует 2 варианта использования параметров сметы:
- Режим автоматического пошагового заполнения сметы
- Режим автоматического заполнения всей сметы
- Оба режима позволяет существенно сократить время на составление
сметы
Режим автоматического пошагового заполнения сметы:
- в Настройке рабочего места необходимо включить "Автоматическое
заполнение сметы на основании параметров";
- у сметы должны быть заданы "параметры" (характеристики
объекта);
- автоматическое заполнение действует на работы/материалы, которые
"привязаны" к параметрам (привязка параметра задается в карточке
работы/материала);
- при первоначальном выборе Работы/Материала в смете:
- количество работы автоматически устанавливается равным соответствующему
"параметру" сметы;
- количество материала автоматически устанавливается равным соотв.
параметру сметы, деленному на "расход" (результат округляется
до большего целого);
- в окне выбора количества отображается название использованного
параметра (и расход, в случае материалов).
Режим автоматического заполнения всей сметы
- Вы можете автоматически сформировать смету на основании "параметров
сметы (объекта)", если:
- в справочнике работ/материалов есть привязка работы (материала)
к одному из существующих параметров
- в текущей смете вы выберите нужные параметры и присвоите им
значения (кнопка Параметры)
- будут выбраны те работы/материалы, у которых есть "привязка"
к одному из параметров, заданному в самой смете
- Для автоматического формирования списка работ списка работ текущего
раздела нажмите кнопку Работы, затем кнопку ">>",
затем опцию Автозаполнение сметы
- Аналогичные действия производятся для списка материалов
Пример печати сметы в виде документа Excel:
Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:
- Работы - содержит наименования, основные характеристики и цены работ,
услуг
- Материалы - содержит т наименования, основные характеристики и цены материалов,
товаров и т.п.
- Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов (допустима
1 фирма)
- Контрагенты - список клиентов и поставщиков
вашей фирмы
- Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (материалы,
работы, клиенты,...)
- Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами
Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.
Вызов справочника осуществляется либо через главное меню программы, пункт
Справочники либо через инструментальную линейку. Оба справочника разбиты
на группы, внутри групп строки сортируются по наименованию работы/материалы.
Возможны другие варианты сортировки - см. режим Администратор - Настройка
рабочего места - Справочники.
Для изменения характеристик ранее введенной карточки работы (материала) выберите строку
в общем перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой карточки нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить новую
карточку, большинство характеристик которой есть у существующей строки, то выберите ее и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранной
карточки нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить карточку, если она используется в каком-либо документе
(например, в смете). В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанной строки.
Основные характеристики работ или материалов следующие:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Группа. Предназначена для представления справочника в виде
древовидной структуры и быстрой навигации внутри справочника.
- Тип/бренд. Позволяет раскрашивать строки справочника различными
цветами, а также фильтровать общий список.
Наиболее важные характеристики работ или деталей представлены на закладке
Основное:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Артикул. Артикул материала товара и т.п. Используется при печати
документов, для поиска, фильтрации.
- Оригинальный номер. Номер, используемый поставщиком товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Дополнительные коды. Дополнительные коды детали, товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Производитель. Название производителя.
- Гарантия. Срок гарантии в произвольном формате.
- Дополнительная информация. Произвольные данные.
- Единица измерения и код ед.измерения. Используются
при печати документов, могут заполняться с помощью вызова специального
справочника (кнопка "...").
- Страна и код страны. Используются при печати счетов-фактур,
могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка
"...").
- НДС. Задает налог на добавленную стоимость.
Используется для расчета общей суммы НДС в документе.
Цены задаются на закладке Цены. Каждая работа и т.п. в программе имеет до четырех цен. Эти цены могут рассматриваться как 4 различных прайс-листа в вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию
используется вторая цена. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 4 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену.
В каждом документе (например, в смете) автоматически запоминается
категория цены, с которой осуществлялась работа в этом документе в последний
раз.
Каждая из цен представлена в двух валютах (например,
рубли и доллары). Вы должны выбрать базовую валюту для каждой карточки и
задать цены в этой валюте. Цены в другой валюте будут пересчитаны автоматически
по текущему курсу (курс задается в режиме Администратор - Курс валют).
На закладке Картинка можно выбрать и "прикрепить" картинку
детали, товара к текущей карточке. Эта закладка присутствует только в справочнике
деталей.
Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.
Справочник контрагентов содержит перечень клиентов, поставщиков, используемых при
работе со сметами и складскими документами. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.
- Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
- Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в печатных
формах.
- Остальные атрибуты заполняются при необходимости, в
т.ч. для отображения их в печатных формах.
- При выборе клиента в смете, в документ переносится полное
название клиента и его телефоны. Эти поля в смете можно изменить
и сохранить с другими значениями, не затрагивая карточки клиента.
При работе со справочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей
(в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.
- Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
- Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
- Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
- По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
- Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
- Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
- Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа
"Укладка плитки" есть в какой-либо смете)
Работа с многоуровневыми справочниками:
- В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
- При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
- Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
- Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
- Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
- Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
- Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна
Фильтрация:
- В справочнике работ/материалов фильтрация осуществляется одновременно
по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
- В остальных справочниках фильтрация осуществляется
по
наименованию
- Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
- Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти),
фрагменты разделяются пробелами
- Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
- Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите
клавишу F9
- После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите
мышкой на список
- В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те
строки, которые удовлетворяют введенному запросу
- Для сброса фильтра нажмите мышкой на поле Фильтр (или
клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter
- Кнопка "*" рядом полем Фильтр предназначена для
быстрой работы с ранее использовавшимися вариантами фильтрации:
- при нажатии "*" отображается список последних 10 вариантов
фильтрации
- можно выбрать один из предложенных вариантов для фильтрации
- для каждого режима сохраняется свой список фильтрации
- При работе со справочниками в режимах Отчеты и Документы-Фильтр
можно быстро помечать строки (или снимать пометку) на основе ранее
использовавшихся вариантов фильтрации:
- нажмите правую кнопку мыши на кнопке Все+ или
Все-
- появится меню с последними вариантами фильтрации текущего справочника
- при выборе одного из предложенных вариантов список будет отфильтрован
- для кнопки Все+ выбранные строки помечаются (символом
"V")
- для кнопки Все- у выбранных строк снимается
пометка
В программе Вы можете как настраивать печатные формы документов, так и настраивать меню Печать для всех основных
режимов (сметы и акты). Для этого необходимо запустить режим Администратор-Меню Печать
и настройка форм.
Вы можете настраивать меню печати, используемое в конкретном (из выбранного
списка) режима работы программы:
- можно использовать только нужные печатные формы;
- можно изменять название пунктов меню;
- можно использовать разделители между пунктами меню;
- можно задавать произвольный порядок;
- настройка меню "Печать" осуществляется путем "перетаскивания"
пунктов из левой колонки (неиспользуемые пункты) в правую (меню) и наоборот;
- после изменений необходимо нажать кнопку "Сохранить меню".
- Вы можете настраивать каждую печатную форму:
- можно настраивать внешний вид печатной формы;
- можно менять название формы, описание формы и используемый для печати
файл;
- файл формы можно сохранять под другим именем, удалять и переименовывать
его;
- для работы с конкретной формой ее необходимо выбрать в левом или
правом списке (в верхней части экрана).
Формы (документы) могут быть представлены в 3 основных форматах:
- стандартный редактор печатных форм;
- шаблоны формата Word;
- шаблоны формата Excel.
Использование стандартного редактора форм:
- большинство форм созданы в стандартном редакторе форм;
- режим предназначен для квалифицированных пользователей, т.к. изменение
формы может привести к ее неработоспособности!
- каждая форма состоит из объектов, для изменения свойств объекта
необходимо один раз нажать мышкой на нем и воспользоваться появившимся
в главном меню пунктом Формат (можно изменить шрифт, например);
- для создания нового объекта (например, новой надписи), выберите
один из существующих объектов, выделите его и нажмите Ctrl+C, затем
Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить на новое место
и подправить;
- для копирования можно также использовать контекстное меню, возникающее
при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом..
Использование документов Word:
- предназначено для формирования объемных текстовых документов типа
договор, приложения и т.п.;
- в документе Word можно использовать шаблоны для автоматического
заполнения полей, например, элемент [Документ-номер] автоматически заменяется
на текущий номер документа, шаблон [Таблица-Перечень-Работы] преобразуется
в перечень выполненных работ с количествами и суммами в виде таблицы
и т.д.;
- каждый шаблон начинается с символа "[", заканчивается
символом "]", шаблону можно задавать любой шрифт, размер,
выделение полужирным, подчеркиванием и т.п. - именно в таком виде появится
сформированный вместо шаблона текст;
- список используемых шаблонов приведен ниже, а также в файле primery.doc
(находится в папке FRX);
- существует несколько форм в формате Word (смета, акт КС-2, акт КС-3
и др.);
- для автозаполнения форм (во время формирования документа) ваша программа
Word должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Использование документов Excel:
- предназначено для формирования смет и накладных в виде документа
Excel;
- при настройке шаблона Excel запрещено менять положение основной
таблицы шаблона (например, нельзя вставлять строки/колонки до начала
или внутри основной таблицы);
- в шаблоне можно менять цвета, шрифты и т.п.
- для автозаполнения форм (во время формирования документа) ваша программа
Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Список основных полей для использования в стандартных формах:
- Ваша организация:
- xpos.Fir_Name - краткое название
- xpos.Organ - полное название
- xpos.Adr - юр.адрес
- xpos.FAdr - факт.адрес
- xpos.Gruz - грузо-тель
- xpos.Inn - ИНН/КПП
- xpos.Bank1 - р/с
- xpos.Bank2 - название банка
- xpos.Corrs - к/с банка
- xpos.BIK - БИК банка
- xpos.Tel - телефон
- xpos.Email - e-mail
- xpos.Dop - доп.информация
- xpos.Dir - директор
- xpos.Bux - гл.бухгалтер
- xpos.Cont – Контакт
- xpos.VLice– «в лице»
- xpos.NaOsnov– «на основании»
- Данные о клиенте из справочника клиентов: аналогично вышеуказанным
полям, вместо xpos нужно писать xpol (например, xpol.organ)
- Данные об инвесторе из справочника инвестора: аналогично вышеуказанным
полям, вместо xpos нужно писать xinv (например, xinv.organ)
- Данные о смете:
- m.rek1,m.rek2,m.rek3,m.rek4 – рекомендации
- m.rek5,m.rek6,m.rek7,m.rek8, – комментарии
- Данные о текущем документе
- m.Nkl_Nom– номер документа
- m.Dat_Y2K – дата
- m.Dog_Nom– номер договора подряда
- m.Dog_Dat – дата договора подряда
- m.Nkl_Nom– номер документа
- m.Stroyka – "стройка" (для КС-2, КС-3)
- m.Obekt – "объект" (для КС-2, КС-3)
- m.Otch_Per1 – начало отчетного периода (для КС-3)
- m.Otch_Per2 – конец отчетного периода (для КС-3)
- m.Itog_Sum – итоговая сумма
- m.Nkl_Prp – сумма прописью
- m.Nkl_Who – название клиента в документе
- m.Nkl_Tel – телефон клиента в документе
- m.Nkl_For – основание документа или доп.информация
- m.Sme_Nom - номер сметы для печати в актах и оплатах к сметам
- m.Sme_Dat - дата сметы для печати в актах и оплатах к сметам
- m.Dat_Pri – дата начала работ (можно использовать DTOC(m.Dat_Pri)
- преобразование в симв.вид)
- m.Dat_Plan – дата окончания работ по плану (можно использовать
DTOC(m.Dat_Plan) - преобразование в симв.вид)
- m.Dat_Vyd – дата окончания работ по факту (можно использовать
DTOC(m.Dat_Vyd) - преобразование в симв.вид)
- Перечень работ, материалов
- cn1.tov_sname – наименование работы/материала
- cn1.art – артикул
- cn1.tov_ed – единица измерения
- cn1.tov_kol – количество
- cn1.sum – сумма без скидки
- cn1.skidka – скидка/надбавка для текущей позиции
- cn1.cenSk – цена со скидкой
- cn1.sumsk – сумма со скидкой
- cn1.tov_ed_kod – код единицы измерения
- cn1.strana – страна происхождения
- cn1.strana_kod – код страны происхождения
- cn1.tinfo - доп.информация (замечания к позиции непосредственно
в смете)
- cn1.proizv – производитель
- cn1.info – доп.информация
- cn1.garant – гарантия
- cn1.origN – оригинальный №
- cn1.opis – краткое описание
- cn1.brand – тип
- cn1.tov_cen – цена без скидки
- cn1.mesto –место хранения
- Другое
- app.user - текущий пользователь программы
Основные приемы работы с полями:
- Любые буквы могут как заглавными, так и строчными (регистр не важен)
- Можно использовать комбинации полей и функции:
- ALLT(xpos.Organ) - убрать пробелы в названии организации
- 'Накладная №' + ALLT(STR(m.Nkl_Nom)) + ' от ' + DTOC(m.Dat_Y2K)
– строка с номером и датой накладной (номер преобразуется из сила в
строку, дата – из даты в строку)
- Режим предназначен для подготовленных пользователей
- Перед изменением формы рекомендуем сделать копию (операция "Сохранить
под другим именем")
- Если настройка форм вызывает сложности, то вы можете заказать изготовление
формы на платной основе
- Обучение по телефону работы в этом режиме не производится!
Использование шаблонов для документов Word:
- Каждый шаблон начинается с символа "[", заканчивается
символом "]" (например, элемент [Документ-номер] автоматически
заменяется на текущий номер документа);
- Шаблону можно задавать любой шрифт, размер, выделение полужирным,
подчеркиванием и т.п.: именно в таком виде появится сфомированный
вместо шаблона текст.
- Шаблоны таблиц:
- [Таблица-Работы-Материалы] перечень работ и материалов (смета)
- [Таблица-КС-2] для формы КС-2
- [Таблица-КС-3] для формы КС-3:
- [Таблица-Спецификация-Работы] спецификация на работы (состоит
из 4 колонок: № п/п, наименование, ед.измерения, кол-во)
- [Таблица-Спецификация-Материалы] спецификация на материалы (состоит
из 4 колонок: № п/п, наименование, ед.измерения, кол-во)
- [Таблица-Краткая-Группы] краткая форма сметы в виде переченя
групп работ/материалов для каждого раздела с общим денежным итогом
по каждой группе
- Шаблоны, описывающие текущий документ (основные поля выделены полужирным):
- [Документ-номер]
- [Документ-дата]
- [Документ-дата-прописью]
- [Документ-сумма]
- [Документ-сумма-прописью]
- [Документ-сумма-прописью-с-НДС]
- [Документ-сумма-НДС]
- [Документ-сумма-НДС-прописью]
- [Документ-клиент] - название клиента в документе (не в
карточке клиента!)
- [Документ-телефон] «телефон» в документе (не
в карточке клиента!)
- [Документ-доп-инфо]
- [Смета-номер] - для печати в актах и оплатах к сметам
- [Смета-дата] - для печати в актах и оплатах к сметам
- [Смета-дог-подр-номер] - номер договора подряда в смете
- [Смета-дог-подр-дата] - дата договора подряда в смете
- [Смета-начало-работ] - начало работ по смете
- [Смета-окончание-работ-план] - окончание работ по смете, план
- [Смета-окончание-работ-факт] - окончание работ по смете, фактическое
- Шаблоны, описывающие смету или акт:
- [Стройка]
- [Объект]
- [Подряд-номер]
- [Подряд-дата]
- [Отч-период-с]
- [Отч-период-по]
- [Рекомендации1] [Рекомендации2] [Рекомендации3] [Рекомендации4]
- [Комментарии1] [Комментарии2] [Комментарии3] [Комментарии4]
- Шаблоны, описывающие вашу фирму:
- [Фирма]
- [Фирма-ИНН/КПП]
- [Фирма-юр-адрес]
- [Фирма-телефон]
- [Фирма-email]
- [Фирма-расч-счет]
- [Фирма-банк]
- [Фирма-кор-счет]
- [Фирма-БИК]
- [Фирма-доп-инфо]
- [Фирма-директор]
- [Фирма-гл-бухгалтер]
- [Фирма-грузоотправитель]
- [Фирма-ИНН]
- [Фирма-КПП]
- [Фирма-ОКПО]
- [Фирма-Контакт]
- [Фирма-в-лице]
- [Фирма-на-основании]
- Шаблоны, описывающие текущего клиента (эти поля - из карточки
клиента):
- [Клиент]
- [Клиент-ИНН/КПП]
- [Клиент-юр-адрес]
- [Клиент-телефон]
- [Клиент-email]
- [Клиент-расч-счет]
- [Клиент-банк]
- [Клиент-кор-счет]
- [Клиент-БИК]
- [Клиент-грузополучатель]
- [Клиент-доп-инфо]
- [Клиент-факт-адрес]
- [Клиент-Контакт]
- [Клиент-директор]
- [Клиент-гл-бухгалтер]
- [Клиент-ИНН]
- [Клиент-КПП]
- [Клиент-в-лице]
- [Клиент-на-основании]
- Другое
- [Пользователь] текущий пользователь программы
- Шаблоны, описывающие инвестора аналогично шаблонам для клиента,
вместо фразы «Клиент» необходимо писать «Инвестор»,
например [Инвестор-юр-адрес]
Формы КС-2 и КС-3:
- Цены в форме КС-2 печатаются с НДС
- Цены в форме КС-3 печатаются без НДС, т.к. в форме предусмотрена
отдельная строка для НДС
Счета-фактуры:
- Как правило, счета-фактуры "привязаны" к актам
- Программа позволяет использовать счета-фактуры как в режиме Акты,
так и в режиме Сметы
- Рекомендуется использовать один из предложенных вариантов, а не
оба вместе
Настройка колонок во всех основных режимах, где есть табличное представление данных:
- в справочниках, в списках документов, в самих документах;
- позволяет формировать список используемых колонок;
- позволяет изменять заголовки колонок и их порядок;
- режим может вызывается из главного меню "Сервис-Настройка колонок"
(или Alt+K);
- в справочниках и списках документов режим также активируется с помощью
кнопки "Доп.опции" (вторая кнопка вверху слева);
- в сметах и актах режим позволяет отдельно настраивать колонки
как для работ, так и для материалов.
Импорт из Excel:
- 2 варианта импорта:
- импорт списка позиций в справочник работ/материалов (кнопка Операции в справочнике)
- импорт накладной в документ (смету, приход,..); вызывается либо с помощью кнопки Сервис на 2-й закладке документа, либо с помощью меню Сервис - Операции с документом - Импорт накладной из Excel
- При импорте файла Excel в справочник работ/материалов необходимо:
- выбрать файл Excel (колонки должны быть без заголовков, вначале не должно быть пустых строк, работы/материалы должны идти единым списком без разбивки на группы)
- выбрать поля "по умолчанию", которые будут использоваться для новых позиций справочника
- выбрать импортируемые колонки аналогично устройству файла Excel (список неиспользуемых колонок - слева, используемых для импорта колонки- справа)
- выбрать алгоритм действий для строк, которые уже есть в справочнике (проверяется совпадение наименования и артикула; рекомендуется использовать вариант Обновить старую запись в справочнике)
- При импорте накладной Excel:
- импорт накладной осуществляется аналогично импорту списка работ/материалов (см. выше)
- режим вызывается из текущего документа (сметы, прихода и т.п.)
- при формировании накладной также обновляются строки в справочнике материалов/работ:
- автоматически создаются новые строки, если ранее такие строки не существовали (проверяется название и артикул)
- обновляются ранее существующие строки
- в смету можно импортировать как перечень деталей, так и перечень работ
- есть 2 варианта импорта колонки "цена":
- выбор колонки "Цена накладной"
- выбор любой другой колонки с ценой из справочника (в этом случае будет сформирована колонка с ценами в накладной, а также обновится выбранная цена в справочнике).
Использование QR-кодов
Использование API
Программа поддерживает API. API — это набор вспомогательных инструментов
(программ) для взаимодействия c базой данных основной программы.
Подробнее см. раздел Поддержка – Использование API на
нашем сайте (https://www.kors-soft.ru/instr/_api/instr.htm).
Электронный документооборот (ЭДО)
ЭДО в программе реализован в виде режима для формирования УПД (универсального
передаточного документа) в формате XML-файла для последующего импорта
в систему ЭДО (например, в систему Контур.Диадок или СБИС и т.п.).
Инструкция по ЭДО:
- режим вызывается из текущего открытого документа с помощью главного меню Сервис - Операции с документом - Сформировать УПД.XML
- рекомендуется формировать УПД (xml) из документа, к которому привязана счет-фактура: или
из сметы или из акта к смете
- если ваша фирма работает без НДС или к текущему документу не привязана счет-фактура, то УПД формируется со статусом "2"
- при вызове режима появляется окно с уже подготовленным документом в формате XML; документ можно просмотреть и сохранить
- дополнительные параметры формирования файла указываются на закладке Доп.параметры (необязательно)
- Замечание: при формировании УПД в XML-виде используется поле "Грузополучатель" из карточки клиента. Это поле может содержать либо значение "он же" ("тот же"), либо должно состоять из названия фирмы/подразделения и адреса, разделенных запятой. Пример: ООО "Пятый Континент" доп.офис.1, 114390, Московская обл., г.Мытищи, ул.Спортивная, д.22, оф.5
Желаем Вам успешной работы!
