Программа "Мини-Гараж"
Инструкция пользователя
Мини-Гараж - бесплатная программа для учета в автосервисах, станциях технического обслуживания (СТО), автомастерских и т.п.
- Современная платформа:
- Работа в Windows XP, Vista, 7,
8, 10 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)
- Стандартные функции автосервисов:
- Составление заказов-нарядов
- Отдельный ввод работ и деталей
- Учет этапов выполнения работ
и оплат
- "Привязка" работ, деталей сразу к нескольким моделям
авто
- Фильтрация работ и запчастей
по модели авто
- Импорт списков работ, запчастей из Excel
- Печать заказа-наряда в профессиональном
виде
- Несколько категорий цен на работы
и детали
- Расчет цен по курсу валют и по
стоимости нормо-часа
- Отслеживание статуса заказа
деталей, местоположения авто, уведомлений для клиентов
- Возможность применения программы
в различных областях: для ремонта авто, мото-техники,
ремонта катеров и т.п.
- Многооконный интерфейс нового поколения:
- Одновременная работа сразу в нескольких режимах
- Изменение размеров и местоположения окон с автоматическим сохранением изменений
- Возможности при работе со списками (таблицами):
- настраивать ширину и порядок колонок с автоматическим сохранением изменений
- сортировать списки по любой колонке
- осуществлять поиск по любой колонке (как по контексту, так и по начальным символам)
- Выделение различными цветами (как документов, так и строк справочников)
- Наличие инструментальной линейки (ToolBar) для быстрого запуска режимов
Ознакомительный этап
- Ознакомьтесь с инструкцией
- На основании имеющихся в программе данных попробуйте поработать
в основных режимах
- Начните с заказов-нарядов: создайте новый заказа-наряд, сохраните
его
- Измените существующий заказ-наряд, распечатайте его
- Ознакомьтесь со справочником работ
- Создайте новую работу (услугу) в справочнике, сохраните ее, потом
измените
- Ознакомьтесь со справочником деталей
- Создайте новую деталь (товар, запчасть), сохраните, потом измените
- Ознакомьтесь со всеми существующими справочниками (меню Справочники)
Начало работы
- Очистите базу данных от имеющихся заказов-нарядов и клиентов (режим
Администратор - Очистка базы данных)
- Очистите справочники работ и деталей от ненужных строк:
- для полной очистки можно воспользоваться режимом режим Администратор
- Очистка базы данных
- для частичной очистки можно, находясь в справочнике, отметить
несколько строк правой кнопкой мышки, затем нажать кнопку Операции
- Массовое изменение - Удалить
- кроме того, можно удалять позиции по одной, с помощью кнопки
Удалить
- Подготовьте справочники работ и деталей:
- если у вас есть список работ или деталей в формате Excel, то
этот список можно импортировать: находясь в справочнике, нажмите
Операции - Импорт из Excel
- кроме того, можно создавать позиции по одной, с помощью кнопки
Добавить или Копировать
- Подготовьте все остальные справочники (меню Справочники)
Можно начинать работу!
Данный раздел посвящен работе в основных режимах, в которых есть списки
с колонками (документы, накладные, справочники и т.п.).
Общие правила:
- Каждая запись списка документов или справочника представлена отдельной строкой
- Строки могут выделяются различными цветами в зависимости от «Типа» (цвета можно настраивать).
В простых справочниках используются белые строки (не раскрашиваются)
Операции с колонками:
- Сортировка: нажмите дважды мышкой на заголовке колонки. Для сортировки по убыванию повторите действие.
Колонка, используемая для сортировки, содержит в заголовке изображение
зеленой стрелки (стрелка вниз - сортировка по возрастанию, стрелка вверх
- по убыванию)
- Ширина: нажмите левую кнопку на правой границе заголовка (не отпуская) и измените размер
- Перемещение колонок: нажмите левую кнопку мыши на середине заголовка (не отпуская) и перетащите колонку на новое место
- Для изменения списка представленных колонок, а также для изменения
их заголовков, вызовите режим Сервис-Операции со списками-Настройка
колонок в главном меню
Поиск по колонке:
- Для начала поиска нажмите кнопку Лупа или горячую клавишу
Ctrl+F
- Выберите поисковую колонку
- Начинайте вводить символы для поиска
- Программа будет автоматически переходить на строку, соответствующей
поисковому запросу
- Справа будет отображаться общее количество строк, соответствующих
поисковому запросу и номер выделенной строки (из найденных строк)
- Если поиск успешный, результат отображается на зеленом фоне, если
неуспешный - на розовом
- Для перемещения по строкам, соответствующим результатам поиска,
нажмите кнопку Стрелка вниз или Стрелка вверх
- Кроме того, для перемещения по результатам поиска в направлении
вперед можно использовать горячую клавишу Ctrl+G
Поле Фильтр (внизу слева под списком)
предназначено для фильтрации списка по полному названию (в случае списка
заказов-нарядов - по клиенту, модели,
гос.номеру или VIN).
Для обновления текущего списка (например, если Вы работаете в сетевой версии)
вызовите режим Сервис-Операции со списками-Обновить или нажмите
Ctrl+R.
Важно! Работа
с заказами-нарядами осуществляется в следующем порядке:
- Сначала
создается Заказ-наряд с указанием номера з/н, даты, перечней работ
и деталей, их количеств, цен, названия клиента и др. атрибутов. При оформлении заказа-наряда
производится резервирование деталей на выбранном складе. Резерв не изменяет количество деталей
(товара), находящегося на складе.
- На следующем этапе, на основании выписанного заказа-наряда, оформляются акты
и оплаты к текущему з-н. Как оплаты, так и акты могут быть неполными (частичными). Можно создавать несколько актов
и несколько оплат к з-н. Общее количество деталей в актах не может превышать количество, заданное в заказе-наряде. При "закрытии"
деталей актом снимается резерв и уменьшается остаток этой позиции на складе.
- Заказ-наряд считается полностью закрытым, когда все позиции из него
закрыты актами (т.е., все работы выполнены, детали выданы/установлены)
и заказ-наряда полностью оплачен.
- При оформлении нового заказа-наряда можно сразу сформировать и акт
и полную оплату (кнопка Оформить все).
Работа с заказами-нарядами - основной режим работы в программе. Вызов
этого режима осуществляется с помощью главного меню Ремонт - Заказы-наряды
или через инструментальную линейку. Кроме того, этот режим может автоматически
запускаться при старте программы, если вы укажете это в режиме Администратор-Настройка
рабочего места.
Режим отображает список существующих заказов-нарядов в заданном интервале
дат. Общие приемы работы со списком представлены в разделе Операции со
списком документов.
Колонка Оплата отображает статус оплат: пустое значение в этой колонке указывает на то, что оплат не было; плюс-минус - на неполную оплату; плюс - на полную; знак ">" - на переплату.
Колонка Выполнение отображает статус выполненных работ и использованных
(выданных) деталей. Пустое значение в этой колонке указывает на то, что актов не было; плюс-минус - на неполное
выполнение (выдачу); плюс - на то, что все работы выполнены, детали выданы
(израсходованы).
Для изменения существующего заказа-наряда выделите соответствующую строку
и нажмите кнопку Изменить. Для создания нового заказа-наряда нажмите
кнопку Добавить. Для удаления существующего заказа-наряда выделите
нужную строку и нажмите кнопку Удалить. При этом будут удалены все
привязанные к заказу-наряду акты и оплаты.
Для работы с оплатами заказа-наряда выделите соответствующую строку и
нажмите кнопку Оплаты. Для работы с актами - нажмите кнопку Акты.
Список заказов-нарядов:
- Отображение строк зависит от выбора
в поле Фильтр заказов-нарядов (вверху слева):
- доступно 4 варианта фильтрации: Все, Открытые, Открытые (все даты) и Закрытые
- Закрытые это полностью оплаченные и полностью выполненные заказы-наряды, все остальные - Открытые
- выборка заказов-нарядов осуществляется в заданном интервале дат, за исключением варианта Открытые (все даты)
- настройка варианта "по умолчанию" - в режиме Администратор-Настройка раб.места-Умолчания
- Для изменения интервала дат, в котором сформирован список, нажмите
кнопку Календарь вверху слева (интервал "по умолчанию" определяется в режиме Настройка рабочего места)
- Для поиска документов по работам/деталям воспользуйтесь кнопкой Поиск (третья
кнопка вверху).
Работа с постоянными клиентами:
- При выборе клиента в новом заказе-наряде:
- Программа ищет последний з/н этого клиента и переносит данные
о ТС в текущий з/н
- Автоматически заполняются: марка/модель ТС, гос.№, VIN, пробег,
год выпуска
- Для просмотра истории обслуживания выбранного клиента нажмите кнопку История на 1-й
закладке:
- Откроется окно с историей обслуживания выбранного клиента - список
заказов-нарядов и данными об автомобилях
- Для переноса данных об авто из одного из предыдущих заказов-нарядов
дважды нажмите на нужной Вам строке мышкой (или нажмите Внести
в з/н)
- Данные из выбранного заказа-наряда (VIN, гос.номер, пробег,..) будут
перенесены в текущий заказ-наряд
Информация о произведенных работах и использованных деталях осуществляется
на закладке Работы/Детали.
Закладка Работы/Детали содержит 2 списка: список производимых
работ и список замененных (проданных) деталей или товаров.
- Для формирования списка работ нажмите кнопку Работы
- В открывшемся списке выберите нужную вам строку двойным кликом мышки
- В окне ввода количества введите количество производимых работ и,
при необходимости, измените цену
- Для формирования списка деталей (запчастей) нажмите кнопку Детали
- Дальнейшие действия аналогичны работе со списком деталей (см. выше)
- Для удаления какой-либо позиции из заказа-наряда вызовите окно ввода
количества (двойным кликом мышки) и введите ноль в поле Количество
Пример печати заказа-наряда в виде документа Excel:
Для автозаполнения формы Excel (во время формирования документа) ваша программа
Excel должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном
комплекте MSOffice).
Шаблоны (типовые заказы-наряды)
Для быстрого формирования заказа-наряда с типовым набором работ и деталей,
предназначен режим Шаблоны. Режим вызывается из главного меню (Основное-Шаблоны).
Шаблон привязывается к определенной марке/модели. Например, можно создать
шаблон "ТО 15000 для Skoda Yeti 1.4" с конкретным перечнем работ
и списком расходных материалов, где каждая позиция имеет заданную цену и
количество.
Использование шаблонов в документах:
- вызов - на второй закладке документа с помощью кнопки с шестеренкой
или горячей клавишей Ctrl+Tab
- по умолчанию, отображаются шаблоны для текущей марки/модели (можно
выбрать вариант Все марки/модели)
- выбор нужного шаблона: двойной клик на строке или нажатие кнопки
"Внести в документ"
- после выбора шаблона вы автоматически возвращаетесь обратно в основной
документ
- шаблоны можно использовать как в заказах-нарядах, так и других документах,
например, в приходах
- можно добавлять несколько шаблонов в один документ (количества
одинаковых работ/деталей будут складываться)
Часто используемая информация хранится в справочниках. В системе используются следующие справочники:
- Работы - содержит наименования, основные характеристики и цены работ,
услуг
- Детали - содержит т наименования, основные характеристики и цены деталей,
зап.частей, товаров
- Фирмы - перечень фирм, от которых происходит выписка документов (допустима
1 фирма)
- Клиенты - список клиентов вашей фирмы
- Модели - список марок и моделей автомобилей (мотоциклов и
т.п.)
- Заказ - список статусов работы с деталями
- Местонахождения - список мест хранения или нахождения авто
- Уведомления - список возможных уведомлений для клиентов
- Группы - древовидные структуры для группировки основных справочников (детали,
работы, клиенты,...)
- Типы - разбиение справочников и документов на различные типы, в том числе позволяющее выделять строки разными цветами
Для организации эффективной работы с программой рекомендуется, до начала работы с документами, заполнить справочники. В дальнейшем, во время работы с программой, вы сможете изменять и пополнять данные в справочниках непосредственно во время работы с документами.
Вызов справочника осуществляется либо через главное меню программы, пункт
Справочники либо через инструментальную линейку. Оба справочника разбиты
на группы, внутри групп строки сортируются по наименованию работы/детали.
Возможны другие варианты сортировки - см. режим Администратор - Настройка
рабочего места - Справочники.
Для изменения характеристик ранее введенной карточки работы (детали) выберите строку
в общем перечне и нажмите кнопку Изменить. Для добавления новой карточки нажмите Добавить. Если Вы хотите добавить новую
карточку, большинство характеристик которой есть у существующей строки, то выберите ее и нажмите кнопку Копировать. Для удаления выбранной
карточки нажмите кнопку Удалить. Вы не сможете удалить карточку, если она используется в каком-либо документе
(например, в заказе-наряде). В противном случае программа запросит подтверждения на удаление указанной работы
(детали).
Основные характеристики работ или деталей следующие:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Группа. Предназначена для представления справочника в виде
древовидной структуры и быстрой навигации внутри справочника.
- Тип/бренд. Позволяет раскрашивать строки справочника различными
цветами, а также фильтровать общий список.
Наиболее важные характеристики работ или деталей представлены на закладке
Основное:
- Наименование. Это поле является основным, оно обязательно для ввода
и не может быть пустым. Кроме того, при дублировании наименований
программа выдаст запрос на возможность создания одинакового наименования.
- Артикул. Артикул детали, товара и т.п. Используется при печати
документов, для поиска, фильтрации.
- Оригинальный номер. Номер, используемый поставщиком товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Дополнительные коды. Дополнительные коды детали, товара..
Используется для поиска, фильтрации.
- Производитель. Название производителя.
- Гарантия. Срок гарантии в произвольном формате.
- Дополнительная информация. Произвольные данные.
- Единица измерения и код ед.измерения. Используются
при печати документов, могут заполняться с помощью вызова специального
справочника (кнопка "...").
- Страна и код страны. Используются при печати счетов-фактур,
могут заполняться с помощью вызова специального справочника (кнопка
"...").
- НДС. Задает налог на добавленную стоимость.
Используется для расчета общей суммы НДС в документе.
Цены задаются на закладке Цены. Каждая деталь, работа и т.п. в программе имеет до трех цен. Эти цены могут рассматриваться как 3 различных прайс-листа в вашей фирме. Названия цен определяются в Настройке системы. По умолчанию
используется первая цена. В каждом конкретном документе (накладной) Вы можете использовать любую из 3 цен и, кроме того, произвольно менять выбранную цену.
В каждом документе (например, в заказе-наряде) автоматически запоминается
категория цены, с которой осуществлялась работа в этом документе в последний
раз.
В случае деталей, каждая из цен представлена в двух валютах (например,
рубли и доллары). Вы должны выбрать базовую валюту для каждой карточки и
задать цены в этой валюте. Цены в другой валюте будут пересчитаны автоматически
по текущему курсу (курс задается в режиме Администратор - Стоимость н/ч
и курс валют).
В случае справочника работ, каждая из цен представлена как в основной
валюте, так и в нормо-часах. Вы должны выбрать, что является базой для расчета
- базовая валюта или нормо-часы. Если цены задаются в рублях, то стоимость
нормо-часов будет автоматически пересчитана. Аналогично, если цены задаются
в нормо-часах, то автоматически происходит расчет рублевых цен. Расчет производится
в соответствии со стоимостью нормо-часа (задается в режиме Администратор
- Стоимость н/ч и курс валют).
На закладке Модели представлен список моделей машин, соответствующий
текущей карточке работы, детали. Для отметки моделей машин нажмите кнопку
Отметка. В открывшемся справочнике машин можно быстро отметить несколько
нужных строк либо с помощью правой кнопки мышки, либо двойным кликом, либо
клавишей Enter.
На закладке Картинка можно выбрать и "прикрепить" картинку
детали, товара к текущей карточке. Эта закладка присутствует только в справочнике
деталей.
Справочник фирм содержит одну запись с реквизитами вашей фирмы. Указанные реквизиты используются при печати документов, прайс-листов и т.п. В данной версии создавать несколько фирм нельзя.
Справочник клиентов содержит перечень контрагентов, используемых при
работе с заказами-нарядами. При работе с юридическими лицами и постоянными клиентами целесообразно заносить их в справочник. При работе с физическими лицами можно определить в справочнике строку Частное лицо, а Ф.И.О. клиента вносить в документ в момент выписки. Следует иметь в виду, что получение статистики в отчетах возможно лишь по занесенным в справочник клиентам.
- Краткое название содержит название фирмы в удобной для поиска форме и присутствует, как правило, в экранных формах.
- Полное название содержит официальное название фирмы (Ф.И.О. частного лица) и используется в печатных
формах.
- Остальные атрибуты заполняются при необходимости, в
т.ч. для отображения их в печатных формах.
- При выборе клиента в заказе-наряде, в документ переносится полное
название клиента и его телефоны. Эти поля в в заказе-наряде можно изменить
и сохранить с другими значениями, не затрагивая карточки клиента.
Использование цен "по умолчанию":
- позволяет, при выборе клиента в документе, автоматически переключиться
на определенную категорию цены работ и деталей
- цены "по умолчанию" можно не задавать, тогда используется
стандартная цена (2-я цена - для заказов-нарядов, 1-я - для складских
приходов)
- при смене клиента в документе автоматически устанавливаются категории
цен на заданные в карточке клиента категории
- при изменении старого документа, в случае смены клиента и изменением
категорий цен, выводится соответствующее сообщение
При работе со правочниками Вы можете: добавлять новые, удалять старые и изменять существующие записи. Кроме того, в некоторых справочниках, вы можете задавать свой собственный порядок следования записей
(в этом случае в режиме присутствует кнопка Порядок). Для запуска каждого из указанных режимов необходимо выделить запись в списке и нажать соответствующую кнопку справа от списка.
- Если справочник многоуровневый, то в левой части экрана представлено дерево групп
- Колонки соответствуют основным реквизитам выбранного справочника
- Порядок и ширину колонок можно менять
- Порядок сортировки можно менять, текущая колонка, по которой отсортирован список, содержит зеленую стрелку в заголовке колонки (направление стрелки указывает по возрастанию или по убыванию отсортированы строки)
- По умолчанию, строки сортируются по "названию". Поэтому, вносите в поле "название" информацию так, чтобы это было удобно для поиска и сортировки. Особенно это относится к справочникам менеджеров и клиентов
- Можно искать строки по содержимому любой из колонок (как по первым символам, так и по контексту). Текущая «поисковая» колонка отображается более блеклым цветом
- Для создания, редактирования и удаления записей справочника воспользуйтесь кнопками Добавить, Изменить, Удалить
- Запись нельзя удалить, если в системе есть документ с выбранным значением (например, работа
"Мойка машины" есть в заказе-наряде)
Работа с многоуровневыми справочниками:
- В левой части экрана представлено дерево групп (допускается до трех уровней вложенности групп)
- При запуске справочника отображается все записи (т.е. выбран объект "Все группы")
- Для фильтрации списка по нужной группе (или "ветви" групп) нажмите на нужную группу мышкой
- Отображаются только "задействованные" группы (т.е. те группы, для которых есть записи в справочнике)
- Для работы с группами нажмите кнопку "Группы" в верхней левой части окна
- Для раскрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "+" в верхней левой части окна
- Для скрытия всех ветвей групп нажмите кнопку "-" в верхней левой части окна
Фильтрация:
- В справочнике работ/деталей фильтрация осуществляется одновременно
по наименованию, артикулу, оригинальному номеру и доп.кодам
- Во всех остальных справочниках фильтрация осуществляется
по
наименованию
- Регистр не важен (нет разницы заглавные или строчные буквы)
- Поисковый запрос может состоять из нескольких фрагментов (до пяти),
фрагменты разделяются пробелами
- Строка будет найдена, если в ней есть хотя бы один фрагмент
- Для фильтрации нажмите мышкой на поле Фильтр или нажмите
клавишу F9
- После ввода поискового запроса нажмите Enter или нажмите
мышкой на список
- В результате фильтрации в справочнике будут отображены только те
строки, которые удовлетворяют введенному запросу
- Для сброса фильтра нажмите мышкой на поле Фильтр (или
клавишу F9), очистите поле и нажмите Enter
- Кнопка "*" рядом полем Фильтр предназначена для
быстрой работы с ранее использовавшимися вариантами фильтрации:
- при нажатии "*" отображается список последних 10 вариантов
фильтрации
- можно выбрать один из предложенных вариантов для фильтрации
- для каждого режима сохраняется свой список фильтрации
- При работе со справочниками в режимах Отчеты и Документы-Фильтр
можно быстро помечать строки (или снимать пометку) на основе ранее
использовавшихся вариантов фильтрации:
- нажмите правую кнопку мыши на кнопке Все+ или
Все-
- появится меню с последними вариантами фильтрации текущего справочника
- при выборе одного из предложенных вариантов список будет отфильтрован
- для кнопки Все+ выбранные строки помечаются (символом
"V")
- для кнопки Все- у выбранных строк снимается
пометка
Желаем вам успешной работы!
