Программа "Оптим-Медика"
Инструкция пользователя
Оптим-Медика - программа для автоматизации фирм, оказывающих медицинские услуги.
- Широкая область применения программы:
- Учет в мини-клиниках
и других фирмах, оказывающих медицинские услуги
- Учет
в стоматологических фирмах
- Гибкая
система записи и учета приемов врачей:
- Режим визуальной
записи на прием (Календарь)
- Выделение различными цветами
в зависимости от типа приема
- Персональный временной график для каждого врача:
- часы работы
- стандартная продолжительность приема
- разбивка часовой сетки (по 60, 30, 20, 15,.. минут)
- Учет пациентов
- Учет оказанных медицинских услуг
- Учет оплат (в т.ч. по частям)
- Использование шаблонов Word (с автозаполнением) для печати документов
- Учет пациентов и оказанных услуг:
- Дата, продолжительность приема, лечащий врач
- Перечень оказанных услуг
- Сумма за услуги
- Все оплаты и сумма долга за клиентом
- Дополнительные возможности:
- Режимы "Статистика оплат" с итогами по дням, месяцам
- Отчёты по оплатам, услугам и т.д.
- Настройка форм печатаемых документов
- Справочник пользователей с
разграничением доступа для каждого режима программы
- Использование паролей
- Настройка программы (реквизитов вашей
фирмы и значений "по умолчанию")
- Настраиваемая инструментальная линейка (ToolBar)
- Работа в Windows XP, Vista, 7, 8, 10 (как в 32-х, так и в 64-битных вариантах)
Данный режим даёт наглядную информацию расписании врачей, записи пациентов
на прием.
В левой части окна представлен список врачей, в правой части - расписание
для выбранного врача.
Расписание разбито на временные интервалы в соответствии с параметрами
выбранного врача (параметры задаются в справочнике врачей):
- интервал часов работы (например, с 9.00 до 15.00)
- "шаг" часовой сетки (например, 20 минут)
Таким образом, программа позволяет для каждого врача определять персональный
график работы и интервал "разбивки" часовой сетки.
Первая колонка в Календаре определяет временной интервал. При этом строки, соответствующие текущему графику работы врача, имеют
сервый фон, а не соответствующие - белый. Как правило, отображаются только
рабочие часы из графика врача, но в случае наличия приемов в не рабочее
время, временная сетка "расширяется" так, чтобы отобразить все
приемы на выбранные даты.
Каждая колонка в Календаре (начиная со второй), определяет конкретный
день в расписании. В колонке отображаются все приемы текущего врача в виде
блоков:
- блок (прием врача) отображается в виде овала с рамкой;
- начало и конец блока соответствуют точному времени начала и конца
приема;
- в каждом блоке отображаются:
- интервал приема;
- ФИО пациента;
- поле "информация";
- пометка в виде красной точки при наличии долга по оплате.
- для каждого элемента блока настраиваются:
- шрифт, цвет и положение в блоке;
- использование каждого элемента можно включить/выключить.
- при выборе одного из блоков, в нижней части календаря отображается
расширенная информация о приеме.
Текущая дата выделяется синим цветом на белом фоне в заголовке столбца, красным цветом выделяются выходные(суббота и воскресенье).
Принцип управления календарем:
- основные элементы для навигации расположены в верхней строке календаря ;
- кнопка "Звездочка" устанавливает интервал календаря, начиная с сегодняшнего дня;
- "стрелка влево/вправо" (рядом с числом) устанавливают интервал на день раньше/позже;
- "стрелка влево/вправо" (рядом с месяцем и годом) устанавливают интервал на месяц раньше/позже;
- при нажатии на "число" или на "месяц, год" вызывается универсальный календарь для ввода произвольной даты.
При двойном щелчке в
календаре открывается окно создания новой записи или редактирования существующей по следующему алгоритму:
- при двойном нажатии на существующий блок открывается окно изменения этой записи (приема);
- при двойном щелчке на "пустое" место календаря открывается окно создания новой записи
(приема).
Раскраска календаря
- прошедшие периоды выделяются темным фоном
- нерабочие часы/дни выделяются темным фоном (если используется Расписание
врача)
- светлым фоном выделяются часы/дни, когда врач ведет прием
- запись на прием можно производить на любую дату/время, независимо
от приемных/неприемных часов
При двойном щелчке на ячейке в календарях, вызывается режим работы "Прием
пациента". Данный режим предназначен как для предварительной записи,
так и для непосредственного обслуживания пациента во время приема. Как правило,
при предварительной записи фиксируются: обслуживающий врач, тип приема,
дата и время приема. Кроме того, может быть сформирован предварительный
перечень услуг. Во время самого приема пациента (или по его окончании) в существующую
запись могут быть внесены изменения по продолжительности, перечню оказанных
услуг и т.п.
При выборе пациента можно поступать следующим образом. При предварительной
записи нового пациента не создавать новую карточку клиента, а выбрать строку
"Без карточки", в поле "Полное название" внести ФИО
пациента. При проведении приема пациента, если он состоялся, завести новую
карточку
и внести все характеристики пациента. Тем самым можно избежать
избыточного занесения карточек для клиентов, которые, например, не пришли
на прием.С помощью кнопки История можно просмотреть всю историю приемов
выбранного пациента, включая обслуживающих врачей, даты, времени, продолжительности
приема, а также список оказанных услуг.
При работе в режиме "Прием пациента" обратите внимание на заполнение следующих полей:
Врач - принимающий врач, по умолчанию предлагается текущий
врач, врача можно изменить;
Тип приема - один из типов в соответствии
со справочником типов приема. Важно: тип "Свободен" в стандартных
случаях не используется и предназначен для удаления текущего приема. По
умолчанию, в новом приеме, предлагается вторая строка из справочника;
Дата
приема - предлагается дата из соответствующей колонки календаря,
дату можно изменить;
Начало приема -
время начала приема, время можно изменить;
Окончание приема - время
окончание приема, поля нельзя изменять, оно рассчитывается автоматически
на основании времени начала и продолжительности;
Прием- длительность
приема клиента, при создании нового приема предлагается "Стандартная
длительность приема" из карточки врача. Поле можно изменять, при использовании
стрелок для изменения (справа от значения длительности), программа меняет
поле на "шаг", заданный в карточке текущего врача (например, на
20 минут);
Итог - итоговая сумма за
оказанные услуги;
Долг - невыплаченная часть общей суммы (долг клиента).
При сохранении текущей карточки приема, программа проверяет на пересечение
по времени текущего приема с уже существующими. В этом случае выдается сообщение
и предлагается изменить время начала или длительность приема.
При выборе пациента автоматически заполняются поля "ФИО" и
"Телефоны". Эти поля, сохраненные (измененные) в самом
приеме не затрагивают соответствующие поля в карточке пациента.
Для печати всех видов документов служит кнопка Печать.
Закладка Услуги служит для задания оказанных пациенту услуг.
Закладка Оплаты служит для учёта оплат по данной записи.
Для добавления оплаты, нажмите на кнопку Добавить, введите дату оплаты (по умолчанию она
устанавливается равной сегодняшней) выберите тип оплаты из списка и укажите сумму. В случае надобности, можно ввести необходимую информацию в поле "Замечание"
Под списком оплат выводится общая сумма оплат.
Для сохранения всех введенных данных нажмите
кнопку ОК.
Замечание: для удаления записи (приема) необходимо установить состояние
"Свободен".
В программе используются 5 справочников:
врачей, типов приема, клиентов, услуг и типов оплат. Доступ к справочникам
осуществляется либо с помощью меню, либо с помощью инструментальной линейки.
Справочник врачей позволяет создавать, изменять
и удалять информацию о врачах на вашей фирме. Кроме того, можно задавать порядок следования
врачей при отображении их в основном режиме (кнопка "Порядок") если в настройке программы
указано, что справочник врачей сортируется по "порядку" (см. дальше).
В карточке врача можно задать:
- ФИО
- Шаг в часовой сетке (для режима Календарь)
- Стандартную продолжительность приема
- Начало и окончание рабочего дня
- Группу, цвет строки
- Расписание (часы приема):
- с помощью Расписания можно определять рабочие дни, часы приема,
перерывы на обед и т.п.
- часы приема отмечаются символом Х посредством одиночного клика
мышки на нужной клетке
- в режиме "Календарь" нерабочие часы выделяются темным
фоном
- расписание врача можно произвольно менять (т.е., расписание
отвечает только за раскраску Календаря и никак не влияет на существующие
записи на прием)
- если Расписание не используется (нет ни одной отмеченной клетки),
то нерабочие часы в Календаре не выделяются
Рекомендуем устанавливать "Стандартную продолжительность приема"
кратно "Шагу в расписании".
Справочник услуг содержит произвольный перечень оказываемых услуг с названиями,
ценами и т.д. Услуги разбиты на группы (для работы с группами нажмите первую
кнопку в верхнем ряду).
Справочник типов приема
В данном режиме можно создавать, изменять и удалять информацию о состояниях номеров. Важно! Рекомендуется
не изменять строку "Свободен", по крайней мере, не менять ее смысл.
Эта строка используется в Календаре для удаления ранее введенного сеанса
(приема врача).
При определении типа, кроме его названия,
можно определить цвет.
Справочник пациентов предназначен для ведения информации о ваших клиентах.
Строку "Без карточки" можно использовать как для предварительной
записи, так и для обработки пациентов, которые вряд ли обратятся повторно,
или по тем лицам, по которым не важно отслеживать историю приемов и т.п.
Основное поле в карточке пациента - ФИО, обязательно заполняйте
его. В дальнейшем, при выборе пациента из справочника в режиме Календарь,
поля ФИО и телефон автоматически переносятся в карточку приема.
Поле Возраст (полное количество лет) автоматически рассчитывается,
если задана Дата рождения (в противном случае это поле надо заполнить
вручную).
С помощью кнопки История можно просмотреть всю историю приемов
выбранного пациента, включая обслуживающих врачей, даты, времени, продолжительности
приема, а также список оказанных услуг. Список отсортирован по датам в порядке
убывания (сначала идут последние приемы).
В режиме заполняется НДС (для печати документов) и определяется вариант сортировки справочника врачей.
Кроме этого, можно вызвать режимы смены фона экрана и настройки инструментальной
линейки.
На вкладке "Фирма" можно указать реквизиты вашей фирмы (требуется для печати документов)
На вкладке "Печать" определяются действия при печати, а также
настраиваются параметры печати документов.
Для настройки меню печать и печатных форм нажмите соответствующую кнопку.
Работа в этом режиме описана ниже.
На вкладке "Шрифты..." определяются используемые в основных
режимах шрифты, их размер, а также высоту строк в списках. Здесь же настраивается
используемая в программе валюта.
Настройка инструментальной линейки
Инструментальная линейка (Toolbar) расположена под главным меню программы,
она предназначена для быстрого запуска основных режимов программы.
Режим настройки инструментальной линейки:
- вызывается из режима Администратор-Настройка системы;
- позволяет включать и выключать отображаемые в тулбаре кнопки;
- позволяет задавать расположение тулбара (вверху, слева, справа или внизу);
- позволяет отключить использование инструментальной линейки.
Настройка меню "Печать" и печатных форм
Режим настройки меню "Печать" и печатных форм:
- Режим вызывается как из основного меню Администратор, так и из режима Настройка системы (закладка Печать).
- Вы можете настраивать меню печати, используемое в режиме бронирования, по своему желанию:
- можно использовать только нужные печатные формы;
- можно изменять название пунктов меню;
- можно использовать разделители между пунктами меню;
- можно задавать произвольный порядок;
- настройка меню "Печать" осуществляется путем "перетаскивания" пунктов из левой колонки (неиспользуемые пункты) в правую (меню) и наоборот;
- после изменений необходимо нажать кнопку "Сохранить меню".
- Вы можете настраивать каждую печатную форму:
- можно настраивать внешний вид печатной формы;
- можно менять название формы, описание формы и используемый для печати файл;
- файл формы можно сохранять под другим именем, удалять и переименовывать его;
- для работы с конкретной формой ее необходимо выбрать в левом или правом списке (в верхней части экрана).
- Использование стандартного редактора форм:
- большинство форм созданы в стандартном редакторе форм;
- режим предназначен для квалифицированных
пользователей, т.к. изменение формы может привести к ее неработоспособности!
- каждая форма состоит из объектов,
для изменения свойств объекта необходимо один раз нажать мышкой на нем и
воспользоваться появившимся в главном меню пунктом Формат (можно
изменить шрифт, например);
- для создания нового объекта (например,
новой надписи), выберите один из существующих объектов, выделите его и
нажмите Ctrl+C, затем Ctrl+V. Появится копия объекта, которую можно перетащить
на новое место и подправить;
- для копирования можно также использовать контекстное
меню, возникающее при нажатии на правой кнопке мышки над выделенным объектом..
- Использование документов Word (планируется):
- предназначено для формирования объемных текстовых документов типа договор, приложения и т.п.;
- в документе Word можно использовать шаблоны для автоматического заполнения полей, например, элемент [Документ-номер] автоматически заменяется на текущий номер документа, шаблон [Таблица-Перечень-Услуги] преобразуется в перечень выполненных услуг с количествами и суммами в виде таблицы и т.д.;
- каждый шаблон начинается с символа "[", заканчивается символом "]", шаблону можно задавать любой шрифт, размер, выделение полужирным, подчеркиванием и т.п. - именно в таком виде появится сформированный вместо шаблона текст;
- для автозаполнения форм (во время формирования документа) ваша программа Word должна поддерживать OLE (эта возможность, как правило, есть в стандартном комплекте MSOffice).
Список основных полей для использования в печатных формах:
- Поля карточки приема пациента врачом:
- OneBro.Zak - Пациент (полное название, из карточки приема)
- OneBro.Tel - телефон пациента (из карточки приема)
- OneBro.Dt - дата приема
- OneBro.TBeg - время начала приема
- OneBro.TEnd - время окончания приема
- OneBro.Dlit - длительность приема
- OneBro.Date_In - фактическое время начала приема
- OneBro.Date_Out - фактическое время окончания приема
- OneBro.Naznach - назначения
- OneBro.Itog - общая сумма
- OneBro.Oplach - общая сумма "оплачено"
- OneBro.Nkl_Nom - номер документа
- OneBro.Nkl_Dat - дата документа
- Ваша организация:
- Nastr.Fir_Organ - полное название
- Nastr.Fir_Adr - юр.адрес
- Nastr.Fir_Gruz - грузо-тель
- Nastr.Fir_Innn - ИНН/КПП
- Nastr.Fir_Bank1 - р/с
- Nastr.Fir_Bank2 - название банка
- Nastr.Fir_Corrs - к/с банка
- Nastr.Fir_BIK - БИК банка
- Nastr.Fir_Tel - телефон
- Nastr.Fir_Email - e-mail
- Nastr.Fir_Dop - доп.информация
- Nastr.Fir_Dir - директор
- Nastr.Fir_Bux - гл.бухгалтер
- Nastr.Fir_Cont - Инд.предприниматель
- Nastr.Fir_Dop - доп.информация
- Данные о пациенте из справочника пациентов:
- xpos.FIO - ФИО пациента
- xpos.Adr - адрес
- xpos.Pol - пол
- xpos.Vozrast - возраст
- xpos.DFirst - дата первого обращения
- xpos.DRozd - дата рождения
- xpos.Tel - телефоны клиента
- xpos.DFirst - дата первого обращения
- xpos.Dop - доп.информация
- xpos.Email - e-mail
- xpos.MRozd - место рождения
- xpos.Pas_Vid - вид документа
- xpos.Pas_Ser - серия документа
- xpos.Pas_Nom - номер документа
- xpos.Pas_Dat - дата выдачи документа
- xpos.Pas_Kem - "кем выдан" документа
- xpos.Karta - номер карты пациента
- xpos.SNILS - СНИЛС
- Другое
- app.user - текущий пользователь программы
Основные приемы работы с полями:
- Любые буквы могут как заглавными, так и строчными (регистр не важен)
- Можно использовать комбинации полей и функции:
- ALLT(xpos.fio) - убрать пробелы в фамилии
- ALLT(xpos.fio) + ' ' + ALLT(xpos.tel)- ФИО и телефон через пробел
- Режим предназначен для подготовленных пользователей
- Перед изменением формы рекомендуем сделать копию (операция "Сохранить
под другим именем")
- Если настройка форм вызывает сложности, то вы можете заказать изготовление
формы на платной основе
- Обучение по телефону работы в этом режиме не производится!
Использование шаблонов для документов Word:
- Каждый шаблон начинается с символа "[", заканчивается символом "]" (например, элемент [Документ-номер] автоматически заменяется на текущий номер документа);
- Шаблону можно задавать любой шрифт, размер, выделение полужирным, подчеркиванием и т.п.: именно в таком виде появится сфомированный вместо шаблона текст.
- Шаблон таблицы с перечнем услуг: [Таблица-Перечень-Услуг]
- Шаблоны, описывающие текущий прием врача (основные поля выделены полужирным):
- [Прием-врач]
- [Прием-дата]
- [Прием-клиент]
- [Прием-доп-инфо]
- [Прием-жалобы]
- [Прием-диагноз]
- [Прием-назначения]
- [Сумма-общая]
- [Сумма-общая-прописью]
- [Документ-номер]
- [Документ-дата]
- [Документ-дата-прописью]
- [Документ-сумма]
- [Документ-сумма-прописью]
- [Документ-сумма-прописью-с-НДС]
- [Документ-сумма-НДС]
- [Документ-сумма-НДС-прописью]
- Шаблоны, описывающие вашу фирму (эти поля - из настройки системы):
- [Фирма]
- [Фирма-ИНН/КПП]
- [Фирма-юр-адрес]
- [Фирма-телефон]
- [Фирма-email]
- [Фирма-расч-счет]
- [Фирма-банк]
- [Фирма-кор-счет]
- [Фирма-БИК]
- [Фирма-в-лице]
- [Фирма-на-основании]
- [Фирма-доп-инфо]
- [Фирма-ИП]
- [Фирма-директор]
- [Фирма-гл-бухгалтер]
- [Фирма-грузоотправитель]
- [Фирма-ИНН]
- [Фирма-КПП]
- [Фирма-ОКПО]
- Шаблоны, описывающие текущего пациента (эти поля - из карточки
клиента; КлиентФЛ - атрибуты физического лица):
- [Клиент]
- [Клиент-телефон]
- [Клиент-email]
- [Клиент-доп-инфо]
- [КлиентФЛ-ФИО]
- [КлиентФЛ-пол]
- [КлиентФЛ-возраст]
- [КлиентФЛ-дата-первого-обращения]
- [КлиентФЛ-дата-рождения]
- [КлиентФЛ-место-рождения]
- [КлиентФЛ-документ-вид]
- [КлиентФЛ-документ-серия]
- [КлиентФЛ-документ-номер]
- [КлиентФЛ-документ-дата-выдачи]
- [КлиентФЛ-документ-кем-выдан]
- [КлиентФЛ-место-жительства]
- [КлиентФЛ-номер-карты]
- [КлиентФЛ-СНИЛС]
- Другое
- [Пользователь] текущий пользователь программы
Отчеты
Режим позволяет формировать, настраивать и просматривать отчеты по основным
направлениям деятельности вашей фирмы.
Список доступных отчетов представлен в левой колонке в виде дерева. В
правой колонке задаются параметры для формирования текущего отчета. Для
настройки колонок отчета нажмите кнопку Настройка. Для формирования
отчета нажмите Отчет. Сформированный отчет выводится в стандартном
браузере, который на вашем компьютере назначен "по умолчанию".
Это может быть Internet Explorer, Google Chrome, FireFox, Opera, Яндекс
Браузер и т.д. Внимание! Если сформированный отчет
не открывается или открывается, например, в блокноте, то, возможно, на вашем
компьютере не назначена "программа по умолчанию" для файлов типа
HTM и HTML. Назначение программы по умолчанию осуществляется стандартными
средствами Windows. Вторая возможная причина - у вас может быть не установлен
браузер для просмотра html-файлов (для работы в Интернете).
Импорт
Режим для импорта базы данных из предыдущих
версий. Внимание! При обновлении версии используйте
следующий порядок: установите новую версию (убедитесь, что установка производится
в несуществующую папку - обычно так и должно быть). Запустите новую версию.
Выполните режим Настройки-Импорт.
Архивация
Периодически делайте архив. Всегда можно
купить новый компьютер и скачать заново программу, но наработанные вами
данные взять кроме как из архива, неоткуда. По умолчанию, архив создается
в папке с программой в виде файла Db-2015-07-11-1200, где 2015-07-11 - текущая дата, 1200 - текущее время (10:00). Таким образом, имена архивов могут легко сортироваться по дате/времени, кроме того, проще создавать несколько архивов с одинаковой датой.
Архив можно сохранять на любой носитель (флешки и т.п.).
Разархивация
Восстановление данных из архива. Внимание!
Выполняя разархивацию, вы полностью перетираете существующие данные. Будьте
внимательны! Имеет смысл перед разархивацией сделать текущий архив.
Использование QR-кодов
Желаем вам успешной работы!
